Pourquoi la dématérialisation des documents est-elle importante pour le succès d’une entreprise ?
Dans la hâte de réussir dans le monde des affaires, il est facile d’oublier des aspects pourtant importants. La problématique des documents papier qui s’accumulent doit en effet être rapidement prise au sérieux dans une entreprise. Le risque de perte ou de vol d’informations sensibles est en effet élevé, avec des conséquences juridiques à la clé.
En prenant le temps de réfléchir à la dématérialisation de vos documents, vous pouvez vous assurer que vos fichiers sont sécurisés et facilement accessibles par le personnel autorisé. Nous allons explorer ici quelques-unes des raisons pour lesquelles la dématérialisation est si importante pour le succès des entreprises.
Les avantages de la dématérialisation pour l’entreprise
Les documents sont une partie nécessaire de toute entreprise. Ils peuvent aller des notes de service et des comptes rendus de réunion aux conceptions de produits, en passant par les informations sur les clients. Le problème des documents papier est qu’ils peuvent être facilement perdus ou endommagés, ce qui peut avoir de graves conséquences pour une entreprise.
La dématérialisation est le processus qui consiste à convertir ces documents physiques au format numérique. Cela peut se faire par numérisation, reconnaissance optique de caractères (ROC) ou par d’autres moyens.
Moins de papier
Une entreprise peut bénéficier de nombreux avantages en dématérialisant ses documents. Le plus évident est sans doute la réduction de l’utilisation du papier. Cela signifie que l’entreprise économisera de l’argent sur les coûts du papier, ainsi que sur les coûts associés au stockage et à la gestion des documents physiques.
Réduire l’empreinte carbone
La dématérialisation des documents va aussi contribuer à réduire l’impact environnemental, car la production de documents numériques nécessite moins d’énergie et d’eau que celle de documents physiques. C’est une problématique très actuelle pour les entreprises.
Améliorer la productivité
Un autre avantage important de la dématérialisation des documents est qu’elle peut contribuer à améliorer l’efficacité et la productivité au sein de l’entreprise. Par exemple, la numérisation des documents peut faciliter et accélérer la recherche et la récupération d’informations. Les employés peuvent travailler sur des documents numériques de n’importe où et à n’importe quel moment, ce qui peut être très pratique.
Augmenter la sécurité
Lorsque les documents sont stockés sous forme physique, ils peuvent être perdus, détruits ou volés. Si des informations sensibles tombent entre de mauvaises mains, elles peuvent être utilisées pour frauder ou à d’autres fins malveillantes.
Les documents numériques peuvent être protégés par un mot de passe et être cryptés, ce qui rend les documents numériques plus sûrs que leur version papier. De plus, il est également possible de gérer le contrôle des accès de manière très précise. Par exemple, vous pouvez accorder ou refuser l’accès à des documents spécifiques à certains employés.
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Les différentes manières de dématérialiser les documents
Voici quelques-uns des outils les plus courants utilisés dans la dématérialisation des documents d’entreprise.
Le logiciel de facturation
Le logiciel de facturation permet aux entreprises de créer et d’envoyer des factures par voie électronique. Il réduit énormément le risque d’erreur et permet de normaliser les factures, tout en réduisant les problèmes d’archivage.
La facturation électronique va devenir une obligation légale en 2024 pour les entreprises françaises : cela montre l’utilité de la dématérialisation de factures fournisseurs, car qu’il s’agisse des clients ou des partenaires, tout le monde doit s’y mettre ! La facture dématérialisée permet d’optimiser le temps passé à gérer ses devis et factures, son suivi client, et donc d’éviter les impayés. Elle permet surtout de s’assurer que les mentions légales figurent correctement sur le document et que celui-ci est bien conforme. En cas d’impayé, une facture non conforme peut vous empêcher d’avoir recours aux services d’un huissier par exemple. Il n’y a pas de recours légal possible si la forme de la facture elle-même n’est pas légale ! Le logiciel de facturation vous permet d’obtenir automatiquement des factures conformes.
La gestion administrative
Un logiciel de gestion administrative permet de gérer électroniquement tous vos documents professionnels dématérialisés, tels que les contrats de travail et les fiches de paie.
Côté entreprise, c’est l’assurance de respecter les obligations légales et de facilement retrouver les informations dont vous avez besoin. Les partager avec vos équipes ou vos clients se fait en quelques clics.
Cette solution permet également d’automatiser certaines tâches, comme l’envoi de rappels et même la signature électronique.
L’archivage des documents
Une solution digitale d’archivage des documents papier vous permet de stocker tous vos fichiers dans un environnement sécurisé, tout en assurant leur conservation à long terme.
Les principaux avantages de l’archivage de documents sont la conformité aux exigences légales, la sécurité et un accès plus facile aux informations. Cela permet aussi de résoudre un problème d’espace de stockage !
C’est particulièrement intéressant pour les entreprises soumises à des exigences réglementaires de conservation des archives, comme les secteurs de la banque et de l’assurance.
Il existe de nombreux autres avantages que la dématérialisation des documents peut offrir aux entreprises, tels qu’une meilleure conformité aux réglementations, un meilleur service à la clientèle et bien plus encore. La dématérialisation des documents est une étape importante pour toute entreprise qui souhaite réussir à l’ère du numérique.
Comment choisir la bonne méthode pour votre entreprise ?
Adopter la dématérialisation des documents dès le départ est plus pratique, mais pour la plupart des entreprises, il faut gérer une période de transition.
La dématérialisation
Il existe plusieurs façons de dématérialiser des documents existants. La plus courante consiste à utiliser des services de numérisation et d’imagerie massive de documents. Ces services peuvent aider les entreprises à convertir rapidement et facilement leurs archives physiques au format numérique.
Les solutions digitales
Les espaces de travail collaboratifs sont souvent regroupés en plateformes, des logiciels de type SaaS (software as a service) accessibles depuis un portail web.
Ils concentrent différents services comme la création et le partage de documents, les emails, les plannings, les CRM, etc. La plupart des solutions complètes intègrent également des outils d’archivage et de gestion de documents, parfaits pour gérer la dématérialisation !
Il est aussi possible d’adopter un logiciel dédié à chaque service plutôt qu’une solution tout-en-un. Il faudra dans ce cas faire attention aux compatibilités entre les documents produits afin d’en faciliter le partage. Conseil : faites accompagner votre entreprise dans ce projet !
La dématérialisation est un processus important, mais qui peut vite devenir compliqué. Il est important de bien choisir les outils et les services qui vous conviennent pour éviter les mauvaises surprises. En faisant accompagner votre entreprise dans ce projet par un prestataire spécialisé, vous vous faciliterez la tâche.
De nombreuses solutions existent sur le marché, adaptées à tous les budgets et à tous les besoins. Il est donc important de bien s’informer avant de choisir un logiciel ou un SaaS pour votre entreprise.
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L’importance de former les employés à l’utilisation des nouvelles méthodes de dématérialisation
En dématérialisant vos documents, vous facilitez le travail de vos équipes et leur donnez les moyens de se concentrer sur ce qui est important. La dématérialisation des documents est donc un enjeu majeur pour les entreprises qui souhaitent réussir leur transition numérique.
Former les utilisateurs
Même si vous avez choisi la meilleure solution pour votre entreprise, il est important de bien former vos employés à son utilisation.
En effet, les nouvelles méthodes de travail sur espace numérique ne seront efficaces que si tout le monde sait comment les utiliser. Il ne faut pas retomber dans les anciens réflexes papier !
Impliquer les collaborateurs
Pour cela, il est important de faire participer les salariés à la transition numérique. C’est le meilleur moyen de les encourager à utiliser vos nouvelles méthodes et d’adopter une attitude positive vis-à-vis du changement.
Il existe de nombreuses façons de faire participer vos collaborateurs à la transition numérique. Par exemple, vous pouvez leur proposer des formations en ligne et des ateliers pratiques. Vous pouvez également mettre en place un programme d’accompagnement personnalisé.
L’assistance et la maintenance pour assurer le bon fonctionnement des systèmes
Les équipes informatiques ont un rôle crucial à jouer dans la réussite de la dématérialisation des documents. En effet, c’est à elles que revient la responsabilité de gérer et d’assurer le bon fonctionnement des systèmes informatiques.
Des ressources numériques
En passant au tout numérique (ou presque), il est évident que l’entreprise se rend en partie dépendante de l’informatique. En cas de panne du réseau ou de bug sur le logiciel, tout le travail risque d’en être impacté.
C’est pourquoi il est important d’avoir une équipe IT réactive, qui a si possible été impliquée dans le processus de transition numérique de l’entreprise. Cela aidera les techniciens à résoudre les problèmes qui les concernent rapidement.
En revanche, si vous utilisez un logiciel tiers (non développé en interne), vous devrez vous tourner vers le fournisseur en cas de problème rencontré dans son interface. Vos propres équipes ne pourront pas intervenir sur un bug interne au logiciel, ou si vous avez besoin de faire développer un module sur mesure.
La sous-traitance
Si vous n’avez pas les ressources IT en interne, il est possible de sous-traiter les services d’assistance et de maintenance à une entreprise spécialisée de type SSII. De cette façon, vous êtes certain d’obtenir une réponse en cas de problème.
Cela couvre la maintenance du logiciel (contrat d’assistance), mais aussi celle des plateformes de travail collaboratif d’entreprise, le logiciel de mailing ou encore les serveurs de stockage des données.
En conclusion, la dématérialisation des documents au sein d’une entreprise présente de nombreux avantages. Ce processus peut aider l’entreprise à économiser de l’argent, à réduire son impact environnemental et à améliorer son efficacité. Le gouvernement pousse d’ailleurs dans le sens de cette évolution sociétale, en imposant des exigences légales comme la facturation numérique obligatoire en 2024 ou encore la dématérialisation des fiches de paie.
Dans le monde des affaires, il est de plus en plus important pour les entreprises d’adopter des pratiques durables et efficaces. La dématérialisation des documents est une excellente façon de répondre à ces nouveaux enjeux.
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Originally posted 2022-07-13 14:37:04.
