La gestion administrative et financière fait partie des piliers fondamentaux d’une entreprise. C’est elle qui permet à l’entité de fonctionner de manière optimale. Face à une pression économique et réglementaire de plus en plus forte, les petites entreprises doivent trouver et appliquer les solutions adéquates pour fluidifier leurs processus dans ce cadre.
A cet effet, nous partageons ici avec vous, quelques démarches et bonnes méthodes à adopter pour simplifier votre gestion administrative et financière.
Optez pour la dématérialisation des factures
Dématérialiser vos factures est l’une des meilleures solutions pour simplifier la gestion administrative et financière de votre structure.
En quoi consiste la dématérialisation des factures ?
La dématérialisation des factures est un processus de remplacement des échanges de documents et factures papier dans l’entreprise, par un traitement automatisé avec des documents numériques. C’est l’une des démarches les plus efficaces pour simplifier la gestion administrative de votre entreprise.
De façon plus concrète, elle permet de faire passer les factures d’un support papier à un support électronique, dans le respect des exigences légales et de la réglementation fiscale. Ce n’est donc pas une simple numérisation des factures existantes, mais plutôt un processus spécifique qui doit être réalisé par un spécialiste.
Pour optimiser ce processus, vous pouvez notamment effectuer votre dématérialisation de facture avec Kolecto, une entreprise spécialisée qui propose des solutions efficaces et innovantes en la matière.
Quel est son impact sur la simplification de votre gestion administrative et financière ?
Selon une étude du cabinet Coleman Parkes, il faut en moyenne 18 minutes à un employé pour trouver un document (factures, contrat, etc.). Vos collaborateurs passent donc 20 à 40 % de leur temps à rechercher des documents ; ce qui entraîne une baisse conséquente de la productivité à la longue.
La dématérialisation vous permet d’éviter ces inconvénients et d’alléger tout le processus d’émissions de factures dans votre entreprise. D’ailleurs, le projet de loi de finances de 2020 impose, en son article 56, que les factures émises par les grandes entreprises soient obligatoirement reçues électroniquement par toutes les entreprises quelque soit leur taille à partir du 1er juillet 2024. L’obligation d’émission de factures au format électronique sera effectif à partir du 1er janvier 2026, quels que soient leur taille et leur secteur d’activité.
Utilisez un logiciel de gestion administrative et financière
Un logiciel de gestion financière permet d’établir rapidement et en toute fiabilité vos journaux comptables.
Ce type d’outils comporte des modèles préremplis afin de vous faciliter la gestion des points suivants :
- Le pointage des justificatifs manquants;
- La saisie automatique des informations renseignées sur les factures;
- Le suivi simple des factures clients à relancer pour paiement;
- Le paiement des factures fournisseurs en deux clics.
Autant de fonctionnalités qui vous permettront de gagner du temps, de simplifier votre gestion financière et donc d’améliorer la productivité globale de votre entreprise.
Externalisez la gestion administrative et financière
En réalisant vos opérations administratives du quotidien comme la collecte, la saisie ou le paiement de vos factures avec une solution comme Kolecto et en confiant les tâches complexes à votre expert comptable vous pourrez enfin vous concentrer sur votre coeur de métier. Par ailleurs, l’intervention d’un cabinet spécialisé dans la gestion vous garantit l’exécution des tâches avec rigueur, professionnalisme et dans les meilleurs délais. Aussi, un gestionnaire externe exécute les tâches que vous lui confiez en respectant les législations en vigueur. Il met régulièrement à jour ses services pour une prise en charge optimale de vos besoins.
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