Comment gagner du temps dans votre processus de recrutement ?

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Le recrutement de nouveaux employés dans une entreprise est parfois une nécessité pour pourvoir certains postes. C’est tout un processus qui requiert un investissement humain et financier. Se déroulant en plusieurs phases, le recrutement demande du temps. La précipitation est cependant la principale erreur à éviter pour vous assurer de sélectionner les compétences qu’il vous faut dans votre entreprise. Un processus de recrutement qui s’allonge excessivement créera sans doute un manque à gagner à l’entreprise. Comment gagner du temps au cours du recrutement tout en veillant à la qualité ?

Confiez votre agence de recrutement à une agence professionnelle

Le recrutement est une activité qui nécessite des compétences en détection de talents. Des personnes sont formées pour cela. Elles se retrouvent au sein des agences de recrutement. Avec l’accompagnement d’une telle structure, le gain de temps est assuré. La raison est que les professionnels savent que faire précisément pour boucler leur mission dans les délais donnés par les entreprises.

L’analyse du besoin de l’entreprise

Une agence de recrutement qualifiée entame son intervention par l’étude des attentes de l’entreprise. Elle conçoit le recrutement comme un projet et s’assure de l’appréhender avant de commencer le processus. Grâce à l’analyse de votre besoin, les recruteurs professionnels sauront comment rechercher les compétences. Ils vous évitent en effet les tergiversations.

La définition du profil type pour le poste à pourvoir

Prenant en compte le besoin de l’entreprise, le cabinet de recrutement se fait une idée des ressources humaines nécessaires. La structure définit un profil type pour chaque poste. Elle dispose ainsi d’un canevas à suivre pour trouver les travailleurs qu’il faut. Le profil type prend généralement en compte le domaine de compétence, le niveau d’études ou diplôme requis, l’expérience professionnelle, etc. Le cabinet de recrutement procède ensuite à l’élaboration de la fiche de poste qui présente aux candidats les détails sur le poste en jeu.

Le suivi d’un mécanisme précis pour aboutir au recrutement

Pour gagner du temps dans un processus de recrutement, il faut établir un chronogramme. L’intérêt de faire appel à un chasseur de talent, c’est que celui-ci s’adapte à la demande de l’entreprise. Il élabore un mécanisme clair qui lui permet de sélectionner les candidats qui répondent le mieux aux critères préétablis.

Les recruteurs professionnels savent où chercher les compétences. Ils publient l’annonce de recrutement sur les plateformes et les médias adéquats. Par ailleurs, ils disposent souvent de plateformes sur lesquelles des candidats à l’emploi déposent leur CV (cvthèques). Ils ont en effet une base de données dont ils peuvent tirer parti rapidement.

trouver des talents

Présélectionnez les candidats à partir d’entretiens en visioconférence

Lorsqu’une offre d’emploi est lancée, les candidats sont généralement très nombreux. Il faudra effectuer un maximum de tris pour, finalement, n’en retenir qu’un ou quelques-uns. La présélection des candidats est l’une des étapes fondamentales d’un processus de recrutement. Pour gagner du temps, pensez à l’effectuer à partir d’entretiens à distance. La visioconférence est très pratiquée dans le monde du travail.

Elle prend de plus en plus la place du traditionnel appel téléphonique. L’entretien en visioconférence consiste à échanger avec un candidat à un poste à travers une webcam. Ce mode d’entretien permet de gagner du temps parce que les candidats n’auront pas à se déplacer dans les locaux de l’entreprise. Il est donc possible de programmer une entrevue à distance assez rapidement. Grâce à l’entretien par appel vidéo, vous pouvez vous faire une première opinion assez réaliste des candidats avant une éventuelle prise de contact.

Vous pouvez par exemple analyser les attitudes comportementales de votre interlocuteur, ce qui vous aidera à décrypter sa personnalité. L’idéal serait de confier la présélection à des chasseurs de talents afin de vous concentrer sur votre domaine d’expertise. Toutefois, si vous tenez à la réaliser vous-même, informez-vous sur les méthodes d’évaluation des candidats pendant des entretiens en visioconférence.

Rédigez une description de poste claire et précise

Dans le but de gagner du temps dans un processus de recrutement, vous devez indiquer clairement les compétences que vous recherchez. Il vous faudra rédiger une description précise du poste. La fiche de poste doit comporter un certain nombre de rubriques telles que :

  • l’intitulé du poste,
  • la mission du poste,
  • l’activité ou les activités primordiales du poste,
  • les tâches à réaliser,
  • les compétences professionnelles requises,
  • les relations hiérarchiques et interprofessionnelles, etc.

En fonction du poste, d’autres rubriques seront nécessaires. C’est le cas, par exemple, de « l’effectif encadré » pour les postes de responsabilité élevée impliquant l’encadrement d’autres employés. La rédaction d’une fiche de poste requiert toute une préparation. Il est recommandé de recueillir l’avis des collaborateurs concernés par le ou les postes à pourvoir. Vous pouvez leur demander de vous proposer, chacun à leur tour, une description du poste ou de se prononcer sur celle que vous avez rédigée. Si vous avez une fiche de poste ayant déjà servi à un recrutement, il est essentiel de l’actualiser pour un nouveau processus.

Planifiez votre recrutement

Il arrive que des travailleurs démissionnent du jour au lendemain. Ce sont des cas isolés. Le besoin en nouvelles compétences au sein d’une entreprise ne survient pas brusquement. Pour vous assurer d’avoir un gain de temps dans un processus de recrutement, vous devez faire preuve d’anticipation. C’est la meilleure façon d’éviter que les postes clés soient vacants à un moment donné.

N’attendez donc pas que le recrutement devienne indispensable avant de lancer le processus. Si vous entrevoyez le besoin de compétences à des postes donnés dans un ou deux ans, par exemple, vous pouvez déjà commencer par rechercher les talents. Pensez notamment à présélectionner des candidats. Vous disposerez en effet de leurs CV et pourrez contacter les meilleurs profils au moment opportun. La planification du recrutement vous permet d’éviter la précipitation, ce qui favorisera la sélection des ressources humaines qu’il vous faut.

N’attendez pas la dernière minute pour faire passer les entretiens

La phase des entretiens est essentielle dans le processus de recrutement dans une entreprise. Après la présélection, les candidats dont les CV répondent aux attentes doivent être soumis à une évaluation. Comme évoqué précédemment, vous pouvez retenir des candidats pour des postes qui seront libres dans un futur proche.

Pour gagner du temps, n’attendez pas le dernier moment pour leur faire passer les entretiens. Il faut souligner qu’après une conversation par visioconférence ou appel téléphonique, vous devriez rencontrer physiquement les candidats présélectionnés. Si le besoin en recrutement n’est pas urgent, vous pouvez réaliser la première partie des entretiens quelques mois à l’avance.

Vous retiendrez un nombre plus restreint de candidats que vous soumettrez à l’entretien dans vos locaux. En prenant la décision de réaliser les entretiens à temps, vous pourrez les préparer comme il se doit. Vous aurez alors suffisamment de temps pour trouver les individus qui apporteront une plus-value à votre entreprise.

Automatisez votre processus d’envoi d’e-mails et de suivi des candidats

Le processus de recrutement peut s’étendre sur plusieurs semaines et même des mois. Il est important de maintenir le contact avec les candidats. Vous aurez notamment à envoyer des e-mails à ces derniers. La meilleure manière de gagner du temps à cette phase, c’est de l’automatiser.

Pensez à faire usage d’un logiciel ATS (Applicant Tracking System). Il s’agit d’un système de gestion de candidats ou de talents qui met à profit l’intelligence artificielle. Les fonctionnalités d’un tel outil sont diverses. Vous pouvez utiliser un logiciel ATS pour envoyer des e-mails automatisés et personnalisés aux candidats. Vous pouvez aussi vous en servir pour informer les personnes non retenues du refus de leur candidature.

Le système de gestion de candidats sert aussi à informer les correspondants de nouvelles offres d’emploi. L’outil permet de disposer d’une base de données de potentiels talents. Ces derniers peuvent être suivis de façon automatique en quelques clics. Tout cela concourt au gain de temps dans un processus de recrutement.

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