L’outil KAIROS de Pôle emploi : c’est quoi et comment ça fonctionne ?

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La création de l’outil Kairos par Pôle emploi s’inscrit dans la dynamique de proposer des formations efficaces et de sécuriser le parcours des demandeurs d’emploi. De janvier 2015 à décembre 2021, environ 6 000 000 entrées en formation des demandeurs d’emploi ont été enregistrées en France.

Dans ce contexte, les services comme KAIROS sont utiles pour favoriser davantage la dématérialisation des processus de transmission d’informations à Pôle emploi.

Que propose concrètement ce service ? Comment fonctionne-t-il ? Comment y accéder ? Toutes les explications dans ce guide.

KAIROS de Pôle emploi : définition et importance

Pôle emploi est le service public de l’emploi en France. Il a pour mission de mettre à la disposition des demandeurs d’emploi tous les outils nécessaires pour faciliter leur insertion dans le milieu professionnel. L’un de ces outils est KAIROS. De quoi s’agit-il concrètement et quels sont ses avantages ?

Qu’est-ce que KAIROS sur Pôle emploi ?

KAIROS est le portail « Partenaires » de Pôle emploi qui a été mis en place pour aider les demandeurs d’emploi. La décision de la création de cet outil est issue du Décret n° 2017-1019 du 9 mai 2017.

En effet, le premier article de ce décret stipule que les organismes de formation sont dans l’obligation d’informer Pôle emploi du parcours des demandeurs d’emploi sous forme dématérialisée. Cette transmission d’informations doit s’effectuer dans les trois jours qui suivent l’entrée effective en formation, l’interruption et la sortie effective de la formation.

KAIROS est donc l’outil de Pôle emploi qui permet aux organismes de formation de remplir leur obligation d’information. Par ailleurs, il existe une nouvelle version de KAIROS appelée KAIROS NG (Nouvelle génération). Elle propose un menu simplifié, une nouvelle page d’accueil et une ergonomie plus intéressante. Les fonctionnalités de l’ancienne version migreront progressivement vers la nouvelle.

Quels sont ses avantages ?

KAIROS offre de nombreux avantages aux organismes de formation. Avant tout, il leur permet de se conformer plus facilement à la norme mise en place. D’un autre côté, il leur offre la possibilité d’accroître la visibilité de leurs offres de formation.

À partir des modalités de recrutement établies, les conseillers de Pôle emploi, des Missions locales et de Cap emploi pourront facilement positionner des candidats. Il faut préciser que la plateforme constitue également un outil de gestion pour les organismes de formation.

Le principal avantage pour le demandeur d’emploi est l’accès à une diversité d’offres de formation. Il bénéficie d’un large choix et peut aisément tenir compte de ses besoins pour sélectionner l’offre qui lui convient le mieux.

Il a aussi la possibilité d’utiliser le service « Trouver ma formation» sur pole-emploi.fr ou l’application mobile « Ma Formation» pour se positionner sur les meilleures offres. De plus, lorsqu’il dépose sa demande de formation, il a la possibilité de suivre son évolution et de s’inscrire lui-même lorsque celle-ci est validée. En général, KAIROS sécurise, simplifie et fluidifie les transmissions de données.

Capture Kairos Pole emploi

Comment s’inscrire sur cette plateforme de Pôle emploi ?

Pour utiliser la plateforme KAIROS, il faut bien évidemment avoir un compte et disposer de toutes les autorisations requises. Découvrons ensemble toutes les étapes pour y arriver.

Comment se connecter à KAIROS ?

La première étape consiste à effectuer une demande d’habilitation à KAIROS. Pour cela, vous devez désigner un responsable gestion de compte (RGC) parmi les membres de votre organisation. Son rôle est de gérer les habilitations des autres utilisateurs de la structure.

Par la suite, il faut effectuer une demande d’adhésion afin de pouvoir utiliser l’applicatif de Pôle emploi. Pour cela, vous devez fournir votre Numéro de Déclaration d’Activité (NDA), votre numéro SIRET, ainsi que les coordonnées du RGC désigné. Après la lecture et la validation des conditions générales d’utilisation, ce dernier reçoit (normalement sous 48 h) un mail qui confirme que son adhésion à KAIROS a bien été validée.

Ce mail contient les identifiants de connexion au Portail emploi permettant d’accéder aux applicatifs Pôle emploi. Il doit ensuite s’habiliter à KAIROS en utilisant l’applicatif de Gestion des Identités et des Droits partenaires (GID partenaires). Il pourra également gérer les habilitations des autres utilisateurs de la structure de formation.

Lire aussi : Pourquoi suivre une formation en management et vers quel centre s’orienter ?

Comment déclarer la certification Qualiopi ?

L’Article 6 de la loi n° 2018-771 du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel impose à tous les organismes de formation de disposer d’une certification de qualité. Sur KAIROS, il s’agit de la certification Qualiopi.

À noter : seuls les organismes financés par un opérateur de compétences, par l’État, par les régions, par la Caisse des dépôts et consignations ou encore par Pôle emploi sont soumis à cette règle.

Pour déclarer sa certification, il faut se rendre dans le menu « Informations prestataire », sélectionner l’onglet « Qualité », puis cliquer sur « Modifier ». Ensuite, il faut cliquer sur la case « Qualiopi », indiquer la date de début et de fin de la certification et enfin enregistrer.

La certification Qualiopi est restituée sur les catalogues de formation de Pôle emploi. Elle représente donc non seulement un gage de qualité, mais aussi un gage de sécurité pour les demandeurs d’emploi.

Capture Adhesion Kairos

Comment utiliser KAIROS ?

Inscription d’une formation sur la plateforme, inscription d’un stagiaire en formation, suivi de son parcours… Découvrons comment fonctionne KAIROS.

Comment inscrire une formation ?

Après avoir complété votre inscription sur KAIROS, vous pouvez mettre votre offre de formation à disposition du public et des prescripteurs. Pour cela, celle-ci doit être renseignée dans le Carif-oref de votre région. Ce dernier se charge à son tour de la diffuser vers les portails de formation et les outils de prescription.

Bon à savoir : Carif-oref signifie Centre animation ressources d’information sur la formation/Observatoire régional emploi formation. C’est une structure partenariale portée par l’État français dans le domaine de la formation professionnelle.

Lorsque KAIROS reçoit les données relatives à l’offre, il les affiche sur sa page d’accueil dans votre offre de service. Notez que toutes les modifications sur vos formations doivent être directement effectuées depuis votre Carif-oref régional. Elles seront automatiquement mises à jour au niveau de KAIROS.

Aussi, pour les formations éligibles au CPF (Compte personnel de formation), les offres doivent être enregistrées dans l’espace approprié EDOF.

Comment inscrire un stagiaire ou un demandeur d’emploi en formation ?

Pour faciliter l’orientation des stagiaires et des demandeurs d’emploi vers leurs offres, il est important que les demandeurs d’emploi saisissent dans KAIROS les modalités de recrutement. Celles-ci varient principalement en fonction des formations proposées et des profils qui peuvent s’inscrire. Sur la plateforme, les modalités proposées sont les suivantes :

  • La modalité « rendez-vous » à saisir dans KAIROS ;
  • La modalité « Inscription sur candidature » à saisir dans KAIROS ;
  • La modalité « rendez-vous de positionnement » à saisir dans KAIROS NG ;
  • La modalité « Inscription sur candidature » créée automatiquement sur KAIROS NG.

Après la phase de recrutement, l’organisme de formation renseigne les profils retenus pour l’action via KAIROS. Ainsi, les attestations d’inscription en stage (AIS) sont automatiquement générées. Pour les formations NUM, FOAD et Action de Formation Conventionnée (AFC) 2019, il faut saisir un Plan Individualisé de Formation.

Comment renseigner le parcours de formation du demandeur d’emploi ?

À l’entrée en formation, l’organisme de formation est tenu de saisir la présence des demandeurs d’emploi et de générer l’AES (attestation d’entrée en stage). Cela permet d’actualiser leur statut en stagiaire de la formation professionnelle dans Pôle emploi.

Ensuite, au cours de la formation les absences ou abandons éventuels au fil de l’eau sont notifiés chaque mois. La saisie de l’assiduité du mois (au 25 du mois) doit aussi être effectuée. C’est grâce à l’attestation d’assiduité que les stagiaires pourront bénéficier de leur rémunération de formation.

À la fin de la formation, l’organisme de formation saisit un bilan de fin de formation qu’il transmet au demandeur d’emploi (et à son conseiller Pôle emploi) dans l’espace personnel approprié.

Comment valider un devis de formation sur Kairos ?

Les organismes de formation peuvent créer un devis d’Aide Individuelle à la Formation (AIF). Ce dernier est ensuite transmis au demandeur d’emploi dans son espace personnel pour acceptation ou refus. Lorsqu’il le valide, le devis est transmis à son conseiller Pôle emploi pour validation ou refus.

Il faut préciser que sans le référencement qualité Qualiopi, vous ne pourrez pas saisir d’AIF et ne bénéficierez pas de financement via Pôle emploi. Certains employeurs mettent en place une Préparation Opérationnelle à l’Emploi Individuelle (POEI) ou une Action de Formation préalable au Recrutement (AFPR). Dans ce contexte, il faut créer un devis depuis KAIROS NG, en proposant un plan de formation.

Que retenir ?

L’outil KAIROS de Pôle emploi a pour objectif de faciliter l’entrée en formation des demandeurs d’emploi en simplifiant les démarches à réaliser. Il permet aussi de simplifier le traitement administratif du parcours de formation.

Vous pouvez contacter l’équipe KAIROS par téléphone les jours ouvrés (lundi à vendredi) entre 9h et 17h sur le 09 72 72 00 70. Il est aussi possible d’envoyer un e-mail à formation.kairos@pole-emploi.fr.

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