Déclaration des bénéficiaires effectifs : la procédure décryptée

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Pour créer votre entreprise, vous devez remplir un certain nombre de formalités administratives dont fait partie la déclaration des bénéficiaires effectifs. C’est un document dans lequel vous déclarez les différentes personnes qui contrôlent votre entreprise. Ce document a été instauré dans le but de combattre certaines malversations financières et d’offrir une certaine sécurité aux entreprises. Découvrez tout ce qu’il y a lieu de savoir sur la déclaration des bénéficiaires effectifs.

Qu’est-ce que la déclaration des bénéficiaires effectifs ?

Il s’agit d’un document qui permet de certifier les personnes physiques qui ont le contrôle d’une entreprise. Un bénéficiaire effectif renvoie à une personne physique détenant (directement ou indirectement) au moins 25 % des droits de vote ou du capital de l’entreprise en question. Il peut également s’agir d’une personne qui détient un pouvoir de contrôle sur l’entreprise. Cependant, si personne ne dispose de ces critères dans l’entreprise, le représentant légal fait office de bénéficiaire effectif.

La déclaration des bénéficiaires effectifs fait partie des obligations légales que doivent respecter certaines entreprises pour éviter toute sanction. Ainsi, les sociétés civiles, les sociétés commerciales ou les groupements d’intérêt économique (GIE) sont contraints de fournir ce document. Cependant, les entreprises soumises à faire de la publicité ou celles cotées en bourse n’ont pas l’obligation de déclaration. Sur le site du service public, vous avez la possibilité de télécharger, remplir et transmettre ce document aux autorités compétentes.

L’objectif de la déclaration des bénéficiaires effectifs

Par décision du Parlement et du Conseil européen en mai 2015, la déclaration de bénéficiaire effectif a été instaurée. Ainsi, les États faisant partie de l’Union européenne sont tenus de disposer de ce registre qui permet d’identifier clairement les bénéficiaires effectifs des sociétés.

L’objectif de cette mesure est de lutter contre un certain nombre de malversations financières qui ont cours dans le monde des entreprises. Ainsi, la lutte contre le terrorisme, le blanchiment d’argent ou encore la fraude prend un peu plus d’ampleur. Avec ce document, il est difficile pour les sociétés-écrans de détourner de l’argent et la contrefaçon de marque est réduite. Le résultat est que les terroristes ont ainsi plus de mal à pouvoir financer leurs différentes opérations. Le fait d’avoir un registre des différents bénéficiaires effectifs facilite notamment les enquêtes potentielles.

réunion contrôle des bénéficiaires effectifs

Quand réaliser une déclaration de bénéficiaire effectif ?

Lorsque vous effectuez la demande d’immatriculation de votre entreprise, vous devez également remplir le formulaire de déclaration de bénéficiaires effectifs. Vous avez la possibilité de fournir ce document dans un délai de 15 jours après l’obtention du récépissé de dépôt du dossier qui certifie la création de votre entreprise.

Si les bénéficiaires effectifs de votre entreprise changent, vous devez impérativement réaliser une nouvelle déclaration des bénéficiaires effectifs afin d’actualiser les informations. Vous avez 30 jours pour le faire, à compter de la date de la modification des statuts. Par exemple, si une autre société rachète plus de 25 % de votre entreprise ou obtient plus de droits de vote, les bénéficiaires effectifs doivent changer. Il peut également arriver qu’un associé effectue un rachat des parts d’un autre actionnaire. Dans ce cas également, une actualisation est nécessaire.

Quelles sont les formalités à remplir ?

Que ce soit pour une modification ou pour la création de votre entreprise, c’est au greffe du tribunal de Commerce que vous devez vous adresser pour réaliser votre déclaration. En fonction de la forme juridique des entreprises, le formulaire à remplir est différent. Néanmoins, certaines informations cruciales sont à mentionner par l’entreprise qui désire faire la déclaration.

L’entreprise doit mentionner les informations suivantes dans la déclaration des bénéficiaires :

  • sa dénomination sociale,
  • sa forme juridique,
  • l’adresse à laquelle se trouve son siège social,
  • le numéro SIREN de l’entreprise et son lieu d’immatriculation.

Le bénéficiaire doit quant à lui transmettre les données suivantes :

  • ses nom et prénoms,
  • sa date et son lieu de naissance,
  • sa nationalité,
  • son adresse réelle,
  • le niveau de contrôle qu’il exerce sur l’entreprise,
  • la date de sa nomination en tant que bénéficiaire effectif.

En fonction de la nature de la déclaration que vous effectuez et de la forme juridique de votre entreprise, les frais varient. En effet, ils peuvent aller de 22 € à 45 €. En outre, il est important de savoir que les personnes habilitées à connaître l’identité des bénéficiaires effectifs doivent être peu nombreuses. Il peut par exemple s’agir des membres de l’administration. Si vous le désirez, vous pouvez réaliser la déclaration des bénéficiaires effectifs directement sur le site Infogreffe, par courrier postal, ou encore le remettre en main propre à l’autorité compétente.

Les sanctions encourues en cas de défaut de déclaration de bénéficiaire effectif

Les entreprises qui ne disposent pas de déclaration de bénéficiaire effectif, ainsi que celles qui ont donné des informations incomplètes ou erronées risquent des sanctions. En effet, vous risquez jusqu’à 6 mois de détention et une amende pouvant s’élever à 7 500 €.

Quant à l’entreprise, elle s’expose à de multiples sanctions pénales qui peuvent aboutir à une dissolution. Les dirigeants peuvent dans ce cas être interdits de gérer une structure ou même être privés de certains de leurs droits civiques et civils. Il est donc primordial de toujours veiller à changer le registre des bénéficiaires effectifs à chaque fois qu’il y a un changement à la tête de votre société.

Quant aux bénéficiaires effectifs, ils sont tenus de transmettre toutes leurs informations personnelles actualisées à l’entreprise. Ils ont jusqu’à 30 jours pour vous transmettre ces informations, faute de quoi, ils encourent des sanctions. L’entreprise a la possibilité de faire une demande d’injonction sous astreinte au président du tribunal. Ce dernier peut instruire un mandataire pour réaliser les différentes formalités. Par ailleurs, le bénéficiaire effectif peut subir les mêmes sanctions que celles du dirigeant qui n’a pas transmis la déclaration. Il risque notamment une peine d’emprisonnement de 6 mois et une amende de 7 500 €. En outre, il peut aussi être interdit de gestion des personnes physiques.

entreprise bénéficiaires effectifs

Qui peut avoir accès aux informations fournies dans la déclaration des bénéficiaires effectifs ?

Selon l’article L561-46 du Code monétaire et financier, un certain nombre d’autorités et de personnes sont habilitées à consulter le registre de déclaration des bénéficiaires effectifs.

Accès à la totalité des informations

Certaines entités disposent d’un accès total aux informations contenues dans le registre de déclaration des bénéficiaires effectifs. Tout d’abord, les entreprises ou les entités juridiques qui déclarent les bénéficiaires effectifs bénéficient d’un accès total à ces informations.

En outre, certaines autorités comme les agents de la douane, les autorités judiciaires et certains agents de l’administration des finances publiques ont la possibilité de consulter la déclaration. Il est à noter que certains officiers de police et de gendarmerie disposent également de cette habilitation. Au moment adéquat, ces autorités sont tenues de transmettre ces informations aux pays de l’Union européenne.

Accès restreint aux informations

Depuis le 12 février 2020, il est possible pour certaines entités d’avoir un accès restreint à la déclaration des bénéficiaires effectifs. Ainsi, certaines informations sur les bénéficiaires effectifs sont accessibles au public, notamment :

  • leur nom, prénoms ou pseudonyme,
  • leur mois et leur année de naissance,
  • leur pays de résidence et leur nationalité,
  • la nature et la proportion des intérêts réels à leur disposition dans l’entreprise.

L’accès à ces informations, quelle que soit la modalité de communication et de consultation utilisée, est gratuit.

La déclaration des bénéficiaires effectifs est un document obligatoire pour les sociétés agricoles, civiles et commerciales. Vous devez donc remplir le formulaire correspondant en insérant les informations nécessaires et les actualiser à chaque changement de décideurs au sein de l’entreprise. De la sorte, vous éviterez les sanctions prévues par la législation et votre entreprise sera ainsi protégée.

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