DAF, voici pourquoi vous devriez intégrer les commerciaux au recouvrement

La gestion optimale du cash reste la priorité numéro 1 des directions administratives et financières en 2024, selon une étude PwC réalisée en partenariat avec la DFCG. Une préoccupation bien légitime quand on sait que la trésorerie représente la clé de voûte de toute activité économique. Réduire les délais de paiement et les volumes d’impayés fait donc partie des principaux défis auxquels sont confrontées les DAF pour améliorer les performances de cash.

Si, en tant que DAF, vous avez déjà mené des actions en ce sens, vous pouvez franchir un cap supplémentaire en intégrant la force de vente de votre entreprise dans la stratégie de cash collect. Une approche gagnant-gagnant qui vous permettra d’accélérer les rentrées de trésorerie. On vous explique pourquoi !

Les atouts des commerciaux dans le recouvrement

En matière de recouvrement de créances, les équipes commerciales disposent d’atouts indéniables grâce à leur proximité avec les clients. Leur connaissance approfondie des interlocuteurs, de leur réalité financière, des enjeux business et de la relation commerciale dans sa globalité leur confère un avantage décisif. De plus, leur crédibilité acquise au fil des mois ou années facilite grandement l’obtention d’informations supplémentaires sur la situation du client débiteur. In fine, impliquer la force de vente dans votre process de recouvrement vous permet de :

• accélérer nettement le recouvrement des créances grâce à une approche personnalisée pour chaque client
• éviter l’accumulation des retards à un stade critique grâce à l’intégration des commerciaux au plus tôt dans le suivi des créances (c’est-à-dire dès les premiers jours de retard et pas 2 mois après)
• Préserver la relation commerciale avec le client dans un esprit gagnant-gagnant et ce dans la durée

Comment organiser cette collaboration en pratique ?

Maintenant que vous êtes convaincu des bienfaits de faire participer les commerciaux aux process de cash collect, voyons comment mettre cela en place dans la pratique.

Déjà, un des prérequis pour mener à bien cette collaboration consiste à définir clairement les rôles et responsabilités de chacun, en complémentarité. Les services financiers garderont par exemple la main sur les relances clients par mail et courriers et toutes les décisions liées à cela. Néanmoins, les commerciaux sont d’un soutien et d’une aide précieuse dès lors que l’équipe comptable les sollicite (relance téléphonique par exemple).

Mettre en place des processus et des outils de suivi permettant une véritable collaboration sur chaque dossier est également primordial. Utiliser un logiciel de relances clients vous permettra cela, car ses fonctionnalités avancées offrent une gestion des droits spécifiques par utilisateur. Par exemple, vous pouvez définir que les commerciaux ne voient dans le logiciel que les clients de leur portefeuille. Ils identifient ainsi très rapidement quels sont les clients débiteurs et le montant de leur encours.

Autre idée : lors de la création de scénarios de relances, vous pouvez les intégrer directement dans une étape. Par exemple, au bout de deux mails envoyés par l’équipe finance, le commercial prend le relais et appelle le client pour savoir ce qu’il se passe. Comme le logiciel de relances clients permet d’automatiser les tâches, le commercial reçoit un mail et/ou une notification dès que c’est à lui d’intervenir dans le process de relances clients.

Pour fluidifier les échanges, il est également possible dans le logiciel de relances clients de tagguer une personne dans les commentaires. Celle-ci est notifiée dans l’outil que quelqu’un l’a mentionnée. La communication est ainsi beaucoup plus simple entre les deux équipes lorsque ces deux dernières passent par un logiciel de relances clients.

La formation reste un point clé, afin de sensibiliser les commerciaux aux impacts financiers et comptables liés au recouvrement. Un aspect que les équipes de vente ont tendance à négliger.

Enfin, certaines entreprises ont même fait le choix d’indexer la rémunération variable de leurs commerciaux sur le chiffre d’affaires encaissé plutôt que facturé. Un moyen ingénieux pour garantir leur engagement de bout en bout !

Les pièges à éviter

Pour que la collaboration se passe du mieux possible, quelques pièges sont à éviter. Tout d’abord, veillez à ne pas mettre vos commerciaux en porte-à-faux vis-à-vis des clients. Leur rôle doit rester celui d’un facilitateur dans la recherche d’une solution à l’amiable.

C’est aussi pour cette raison qu’il ne faut pas aller jusqu’à leur déléguer l’entièreté de la gestion du recouvrement. Les aspects stratégiques, juridiques et comptables associés doivent rester de la responsabilité de l’équipe finance.
Quel que soit le degré d’implication des commerciaux, un pilotage et un arbitrage centralisés au niveau financier sont indispensables pour assurer une approche cohérente.