4 conseils pour une gestion des contrats plus efficaces !

Un contrat est une part importante des échanges commerciaux d’une entreprise, dans sa relation avec ses prestataires ou encore dans encore dans un cadre juridique.

En effet, une gestion efficace des contrats d’une entreprise permet souvent à cette dernière de se maintenir en dehors des litiges. Pour une gestion efficiente, voici plusieurs bonnes pratiques de la gestion des contrats à garder en tête :

Suivre le Contract Lifecycle Management

Un contrat suit un processus selon sa nature et le contexte qui le porte. Comme dans un cycle de vie en effet, un contrat nait, évolue et prend fin. La connaissance et le respect de ce processus sont les  et les premiers gages de sécurité face aux litiges.

Ainsi, les étapes à respecter pour un contrat sont par exemple :

• collecte des informations ;
• exécution adéquate du contrat ;
• et fin du contrat.

La collecte des informations permet de disposer des éléments nécessaires à une rédaction lucide du contrat sans qu’il ait d’incompréhension dans son exécution. L’exécution adéquate du contrat se calque sur une conformation dans la pratique aux termes du contrat. Enfin, la fin du contrat tient à l’échéance de fin définie pour que la validité du contrat soit close.

Bien préparer le contrat

La collecte des informations aide principalement à la préparation du contrat. En fonction de l’identité contractante, il est important de définir à cette étape le type de contrat que vous voudriez mettre en place. En effet, un contrat peut être de trois natures :

• prestation de services ;
• contrat commercial ;
• ou contrat de travail.

Ces premières données vous permettent de rédiger un contrat qui répond aux conventions et aux normes juridiques qui sont les référents du contrat. Pour éviter les irrégularités et les risques d’erreur, vous pouvez par exemple recourir au système de génération automatisée de tels documents.

Soumettre le contrat à négociation

Le temps consacré à la négociation des termes d’un contrat peut être relativement long. Mais cette étape permet aux parties contractantes de se résoudre sur des points d’intérêt commun. Vous pouvez opter pour un système de gestion automatique des contrats qui aide au stockage et à la centralisation des différents apports sur un fichier unique mis en ligne et accessible à tous.

La disponibilité de ce fichier aide à faire plus rapidement la synthèse des points discutés et retenus et à la signature du contrat dans les conditions financières, juridiques et humaines voulues par les deux parties contractantes. L’utilisation de logiciels spécialisés aide les parties à avoir directement accès aux termes définitifs du contrat conclu.

Exécution et suivi du contrat

Le contrat initial est souvent un portrait de la mission à effectuer. Dans la phase pratique, il est tenu de s’adapter aux réalités du terrain qui peuvent être favorables comme défavorables. Le suivi du contrat permet aux contractants de valider des modifications apportées au contrat initial suivant un processus bien défini. Dans l’exécution, les garants sont appelés à interagir pour que les fondamentaux du contrat soient respectés.

Le contrat peut aboutir à la fin de la collaboration comme il peut être résilié par une partie. A cet effet, les conditions du terme du contrat doivent être clairement définies dans le document initial pour que le préjudice ne pèse sur aucune personne.