Organiser un événement d’entreprise virtuel : pourquoi et comment ?

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Pour les entreprises dont une partie des équipes évolue, à temps plein ou partiel, en télétravail, organiser un événement d’entreprise virtuel représente l’alternative parfaite aux événements classiques en présentiel. C’est en effet la solution parfaite pour continuer à souder ses collaborateurs et renforcer l’esprit d’équipe malgré la distance. Mais comment s’y prendre ? Réponses et conseils dans ce petit guide.

Organiser un événement d’entreprise virtuel, une bonne idée ?

Faire le choix d’organiser un événement d’entreprise en ligne plutôt qu’en présentiel offre plusieurs avantages.

Une logistique simplifiée

Un événement digital est plus simple et moins contraignant qu’un événement en présentiel. Pas de salles à louer, de réservation de traiteur à faire, d’espace à rechercher ou encore de transport à organiser. Les participants invités doivent juste se connecter sur une plateforme web à l’heure convenue. De plus, il est possible de participer depuis n’importe quelle ville ou pays du monde.

Contrairement aux événements en présentiel qui nécessitent plusieurs semaines, un événement en ligne peut ainsi s’organiser en seulement quelques jours.

Organiser un événement d’entreprise virtuel pour faire des économies

Le fait de ne pas avoir à investir des cents et des mille dans une grosse logistique permet de faire de grosses économies. En fait, les principaux pôles habituels de dépenses étant naturellement supprimés, vous pouvez organiser un événement en ligne, même avec un petit budget.

Une meilleure interactivité

Les événements d’entreprises virtuels créent et renforcent les liens entre les collaborateurs. Grâce à la large palette d’animations et de jeux qu’il est possible d’y intégrer, vos collaborateurs peuvent apprendre à mieux se connaître et à travailler ensemble avec moins d’appréhension. En effet, le caractère virtuel des échanges peut faciliter l’implication des collaborateurs les plus introvertis.

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Comment bien organiser un événement virtuel d’entreprise ?

Pour commencer, choisissez une plateforme pour votre événement virtuel d’entreprise. Pour faire plus simple, optez pour la plateforme que vous utilisez habituellement pour vos réunions en ligne. Les participants y sont déjà habitués ; ils seront plus à l’aise avec.

Définissez ensuite les différentes activités qui meubleront l’événement. C’est sans soute l’étape la plus délicate et la plus importante. Les activités choisies doivent en effet être conformes à la culture et à l’identité de l’entreprise. Mais elles doivent également permettre d’atteindre les objectifs de cohésion que vous vous êtes fixés. Voici quelques exemples d’activités virtuelles possibles :

  • Espace game virtuel ;
  • Atelier cuisine avec un chef à distance ;
  • Tours de magie ;
  • Blind test musical ;
  • Quiz interactif ;
  • Course virtuelle ;
  • Chasse au trésor ;
  • Challenge vidéo ;
  • Séance de relaxation en ligne.

Une fois que vous avez retenu les activités pour votre événement, il ne vous reste plus qu’à concevoir les invitations virtuelles et à les envoyer à vos collaborateurs concernés.

Confiez l’organisation de votre événement d’entreprise virtuel à une agence spécialisée

Organisez votre évènement d’entreprise virtuel avec une agence spécialisée dans le domaine, pour gagner du temps et avoir l’assurance que tout se déroule comme vous le souhaitez.

Vous pourrez ainsi bénéficier de l’expérience de professionnels en la matière pour vous conseiller efficacement dans l’organisation. L’agence à laquelle vous vous adressez peut également prendre en charge l’organisation complète de l’événement digital en personnalisant complètement les activités retenues.

Créez ou améliorez ainsi la cohésion de vos équipes, à distance, et sans vous tracasser.

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