Gestion PPM : que se cache-t-il derrière ce terme ?
L’une des plus grandes difficultés auxquelles font face les entreprises est la capacité à gérer efficacement leurs différents projets. Dans ce cadre, plusieurs solutions ont été conçues en vue d’aider les chefs de projets dans l’accompagnement de cette tâche. Il s’agit notamment des outils PPM qui aident à la prise de décision et à l’organisation des différents projets d’une entreprise. Qu’est-ce que le PPM et quels sont ses avantages ?
Gestion de projet : que signifie PPM ?
Le sigle PPM peut être défini comme Project Portefolio Management. Cela se traduit en français par la gestion des portefeuilles de projets. Il s’agit d’une solution de travail employée par les chefs de projets et les bureaux de gestion de projet en vue d’atteindre les objectifs stratégiques d’une entreprise. En effet, le PPM leur permet de piloter un ensemble de projets, en tenant compte des ressources disponibles.
Il s’agit en réalité d’un moyen efficace qui permet d’organiser les ressources internes d’une structure, comme les ressources humaines et matérielles. De même, cette technique favorise l’organisation des ressources externes (fournisseurs, partenaires, etc.), selon les priorités stratégiques de la structure.
De plus, le PPM est un outil qui permet d’atténuer les risques liés à la mauvaise planification et à la mauvaise gestion d’un projet. Il offre en réalité une vision globale de chaque mission au chef de projet et aux bureaux de gestion de projet. Cela leur permet en effet d’anticiper sur les risques potentiels d’échec ou de les identifier à temps. Il les aide dans ce cadre à mettre en place les mesures requises pour pallier les problèmes et obtenir ainsi de meilleurs résultats.
Pour assurer le pilotage global d’un ensemble de projets en entreprise, vous pouvez vous servir d’un outil PPM simple et efficace. Vous trouverez à cet effet une multitude d’outils sur le marché, comme les logiciels dédiés à la gestion de portefeuille projets. Vous pourrez ainsi faire votre choix en considérant vos besoins et les fonctionnalités du logiciel.
Comment mettre en place cette méthodologie en entreprise ?
Il existe sur le marché plusieurs outils pouvant vous permettre d’adopter un PPM dans votre entreprise. Il s’agit notamment des logiciels PPM proposés. Toutefois, bien que l’objectif de ces outils soit le même, chacun d’eux propose différentes fonctionnalités. Pour faire votre choix, nous vous conseillons de rechercher certaines fonctionnalités essentielles.
La gestion des activités
Un logiciel PPM efficace doit être en mesure de gérer des activités sur un projet. Vous devez en effet pouvoir vous en servir pour planifier des activités à l’aide d’un plan détaillé. Cela permet d’organiser les tâches, selon un ordre de priorité. Cette fonctionnalité permet au chef de projet de connaître les missions à prioriser et à réaliser dans un bref délai.
La gestion des coûts
Un logiciel PPM doit vous permettre d’optimiser la gestion financière de votre entreprise. Dans ce cadre, il doit vous permettre d’avoir un bon suivi des dépenses à faire pour réaliser un projet donné. Ainsi, il vous sera plus facile d’identifier les projets viables, ceux à mettre en attente et ceux à arrêter définitivement. Par ailleurs, un logiciel PPM révèle également les contraintes éventuelles auxquelles les chefs de projet feront face et les coûts supplémentaires à prévoir. Cela permet d’éviter les interruptions du projet dues au manque de financement.
L’analyse des performances
Une autre fonctionnalité des logiciels PPM est l’analyse des performances. Ces outils sont en réalité dotés, pour la plupart, d’un tableau de bord intuitif et complet, qui présente des indicateurs clés. Ces derniers permettent aux responsables de projet d’analyser la faisabilité des projets. Ils pourront alors éviter la mise en œuvre des projets avec un taux de viabilité faible.
En dehors de ces fonctionnalités de bases, il est possible de trouver des logiciels de PPM avec des fonctionnalités plus avancées, comme la gestion du cycle de vie des projets. Ces outils permettent de suivre l’évolution d’un projet du début jusqu’à la fin. Ils aident à identifier les tâches à réaliser pour atteindre des objectifs spécifiques à chaque étape.
Quels sont les avantages de la gestion PPM ?
La gestion PPM est une méthode qui s’est révélée efficace sur la conduite de nombreux projets.
Une meilleure visibilité sur les projets
Le principal avantage du PPM est l’optimisation de l’organisation des différents projets d’une entreprise. En effet, avec un tel outil, vous avez la possibilité de centraliser tous vos projets dans un référentiel unique. Ainsi, vous ne serez plus confrontés aux difficultés d’accès à l’information par exemple. Vos collaborateurs peuvent facilement avoir accès à toutes les données liées à la gestion de chaque projet en temps réel.
Une productivité accrue
Le PPM aide les entreprises dans la définition et la mise en œuvre de méthodologie standard, en vue d’améliorer le suivi des tâches et la chaîne des opérations. De plus, il favorise l’automatisation des tâches administratives chronophages et répétitives, qui font perdre du temps aux employés. Ainsi, cet outil décharge les équipes en leur permettant de se concentrer sur des tâches les plus importantes.
Par ailleurs, la fonctionnalité d’automatisation garantie par l’outil permet de limiter les risques d’erreurs humaines. On assiste donc à une amélioration dans le processus de gestion des projets, ainsi qu’à une obtention de meilleurs résultats.
Une meilleure collaboration
Un autre avantage qu’offre la gestion PPM est la fluidité de la collaboration entre les intervenants sur un projet. En effet, grâce aux logiciels PPM, les chefs de projet peuvent facilement assigner des tâches, en suivant l’avancement des projets et en coordonnant le travail. De plus, les outils PPM permettent aux collaborateurs de travailler de façon harmonieuse, en facilitant la coordination et la cohésion.
La gestion PPM favorise également une meilleure élaboration de la phase de planification des projets. Il s’agit en réalité d’une étape assez complexe, qui nécessite la prise en compte de plusieurs facteurs comme les jalons, les délais, les priorités, etc. Le PPM aide donc à la planification des projets et permet de simuler des scénarios, en vue de vous projeter dans l’avenir.
Dans quels secteurs peut-on utiliser des outils PPM ?
Les outils PPM ont été conçus dans le but de rendre pratique et efficace le processus de gestion de projet dans les entreprises. Ainsi, ils sont destinés à tout type d’entreprises, quelle que soit leur taille. Le PPM peut donc être employé dans le secteur du BTP, de l’agroalimentaire, de la mode ou encore dans le domaine de la santé.
En réalité, utiliser un outil PPM en entreprise permet d’avoir une feuille de route claire et précise, mais aussi des résultats satisfaisants. Toutefois, avant de choisir cet outil, vous devez tenir compte de quelques critères, car chaque secteur d’activité présente des exigences particulières.
Les besoins de l’entreprise
Le premier critère dont il faut tenir compte pour adopter un outil PPM est l’ensemble des besoins de l’entreprise. À cet effet, il vous faudra réaliser une analyse interne de cette dernière. Vous devez également identifier les défis et problèmes auxquels vous faites face au quotidien. Les informations obtenues vous permettront de choisir un outil qui répond à ces besoins spécifiques.
Le coût de l’outil
Un autre critère à considérer avant de choisir un outil PPM est le coût. Vous devez vérifier le prix de l’abonnement et le comparer à votre budget. Si celui-ci est supérieur au budget prévu, tournez-vous vers un autre outil, pour la gestion de vos projets.
Le niveau de collaboration offert par l’outil
Avant de choisir un outil PPM, vous devez également vous assurer qu’il propose un espace de travail collaboratif. Vous pourrez ainsi suivre facilement l’avancée des travaux et permettre à vos collaborateurs de consulter aisément les informations liées à un projet. Un outil de gestion du PPM peut être adapté à tout type d’entreprise. Toutefois, pour choisir le bon, vous devez prendre connaissance de ses fonctionnalités et vérifier si elles correspondent aux attentes de votre entreprise.
