Destruction d’archives : règles et procédures à respecter

La destruction d’archives d’entreprises est une opération délicate que certains dirigeants appréhendent. Face à un volume croissant d’archives et à des espaces de stockage limités, il devient nécessaire de détruire certains documents. Mais quelles archives peut-on détruire, et quelles sont celles à conserver absolument ?

Quand est-il nécessaire de détruire ses archives ?

Les règles de conservation varient selon le type de documents. Par exemple, les documents fiscaux doivent être conservés au moins 6 ans, tandis que les pièces comptables doivent l’être pendant 10 ans. Les contrats d’acquisition ou de cession de biens immobiliers doivent être conservés pendant 30 ans, tandis que les documents relatifs à la gestion du personnel ont une durée minimale de conservation de 5 ans.

Quels sont les documents à ne jamais détruire ? Certains documents, tels que les documents juridiques de l’entreprise, les dossiers de retraite et de pension, ou encore les rapports d’audit certifiés, ne doivent jamais être détruits. Ils doivent être conservés dans un endroit sûr.

Comment détruire ses archives ?

La destruction d’archives doit être effectuée en garantissant la confidentialité des documents. Pour cela, il est recommandé de faire appel à une entreprise spécialisée. Cette opération doit être actée par un certificat de destruction, document juridique indispensable qui atteste de la destruction des archives.

Quelle est la responsabilité du dirigeant d’entreprise ?

Le dirigeant d’entreprise reste pénalement responsable de toute divulgation d’informations à caractère personnel, même quand la destruction est confiée à un tiers. Il est donc recommandé de faire réaliser l’opération sur le site de l’entreprise. Pour une destruction respectueuse de l’environnement, il est préférable de choisir un prestataire qui recycle les déchets.

En résumé, la destruction d’archives doit suivre des règles strictes et être réalisée dans le respect de la confidentialité des données, sous la responsabilité du dirigeant d’entreprise.