Destruction d’archives : règles et procédures à respecter

La destruction d’archives d’entreprises est une opération délicate que certains dirigeants appréhendent. En plus des obligations de conservation imposées par la loi, le fait de conserver certains documents justificatifs peut être rassurant à divers égards. Cependant, face à un volume croissant d’archives et à des espaces de stockage pas toujours extensibles, en détruire certains devient nécessaire. Quelles archives peut-on alors détruire ? Quelles sont celles à conserver absolument ? Quelle est la procédure à suivre en matière de destruction d’archives ?

Quand est-il nécessaire de détruire ses archives?

Les règles de conservation ne sont pas les mêmes pour tous les types de documents. La loi impose une durée minimale de conservation pour chaque type de papier :

Les documents fiscaux

Les livres, les registres d’achats et de ventes, les factures de fournisseurs, les contrats, les baux, les registres des actions et obligations, ainsi que les et autres types de documents fiscaux doivent être conservés pendant au moins 6 années. Ce délai court à partir de :

La date d’établissement des documents ou des pièces ;
La date de la dernière opération enregistrée dans les registres ou dans les livres.

Par exemple, les documents fiscaux concernant les revenus et les opérations de 2020 doivent être conservés au moins jusqu’à fin 2026. Précisons que les délais de conservation sont rallongés à 10 ans en cas de fraude fiscale, de travail dissimulé, d’absence de déclaration ou de tout autre activité illicite.

Les documents comptables

Les pièces comptables doivent être conservées pendant 10 ans à compter de la date de clôture de l’exercice. Il s’agit notamment des documents comme :

Le livre journal ;
Le grand livre ;
Le livre d’inventaire ;
Les bons de commande ou de réception ;
Les facture clients et fournisseurs.

Les documents civils et commerciaux

Ici, tout dépend du type de document. Les contrats d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers doivent être conservés pendant au moins 30 ans. Pour ce qui est des contrats de correspondance commerciale, des documents bancaires, des documents de transport de marchandises et des documents relatifs à la propriété intellectuelle, le délai légal est de 5 ans.

Les documents liés à la gestion du personnel

Les documents ci-après sont à conserver pendant une durée minimale de 5 ans :

Les bulletins de paie ;
Le registre unique du personnel ;
Les documents liés aux contrats de travail, aux salaires, aux primes, aux indemnités, aux soldes de tout compte, aux régimes de retraite ;
Les déclarations d’accident au travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie ;
Les documents d’observation ou de mise en demeure de l’inspection du travail ;
Les rapports de contrôle et de vérification du comité social et économique.

Par ailleurs, vous avez l’obligation de conserver les justificatifs liés aux charges sociales et aux taxes sur les salaires pendant 3 ans.

destruction-archives

Quels sont les documents à ne jamais détruire ?

Certains documents ne doivent absolument pas être détruits. Il s’agit des :

Documents juridiques de l’entreprise ;
Dossiers de retraite et de pension ;
Déclarations et preuves d’achat ou de vente d’investissements ;
Rapports d’audit certifiés ;
Documents fiduciaires ;
Procurations.

Il est recommandé de les conserver dans un classeur ou dans une chemise-dossier, à l’abri du feu, dans un coffre.

Par ailleurs, quel que soit le type de document, l’entreprise peut également choisir d’outrepasser les délais prévus par la loi en fonction de ses besoins métiers (transmission de savoirs, mémoire interne, etc.). Dans tous les cas, avant de détruire un lot de documents, demandez conseil à votre avocat ou à votre comptable.

Comment détruire ses archives ?

Jeter à la poubelle les archives n’est pas une bonne idée car ces documents peuvent tomber dans de mauvaises mains. Les conséquences peuvent être désastreuses, que ce soit pour l’entreprise ou ses dirigeants. L’opération doit donc se dérouler en garantissant la confidentialité des archives, comme l’exige la loi.

Pour ce qui est de l’opération de destruction d’archives à proprement parler, la solution la plus adéquate reste encore de faire recours aux service d’une entreprise spécialisée.

Le certificat de destruction : un document juridique indispensable

La destruction d’archives confidentielles doit être actée par un certificat de destruction. Ce document retrace dans un tableau, les différents documents qui ont été détruits, la date, le nom de l’entreprise, le volume d’archives, etc. Les entreprises publiques peuvent l’établir elles-mêmes. Pour ce qui est des entreprises privées, seul un prestataire externe peut l’établir.

Quelle est la responsabilité du dirigeant d’entreprise dans la destruction des archives?

La loi oblige les responsables d’entreprises à s’assurer que toutes les mesures prises afin qu’aucune information sensible ne soit compromise. Ainsi, même quand la destruction est confiée à un tiers, le dirigeant reste pénalement responsable de toute divulgation d’informations à caractère personnel. C’est pour cela qu’il est fortement recommandé de faire réaliser l’opération sur le site de l’entreprise.

En effet, même en choisissant un prestataire fiable, rien ne garantit que les documents soient bel et bien détruits une fois hors des locaux de l’entreprise. Par conséquent, la solution la plus convenable est de faire déplacer un camion broyeur directement sur le site de l’entreprise. Les papiers, les CD, les disques durs et toutes les autres formes d’archives seront alors détruits sur place. Les déchets seront ensuite transférés dans des conteneurs sécurisés.

Enfin, pour une destruction d’archives qui respecte l’environnement, choisissez un prestataire qui recycle les déchets.