MonIdenum : tout savoir sur ce service d’extrait KBIS gratuit

MonIdenum, la plateforme destinée aux entrepreneurs et individuels pour alléger de nombreuses procédures administratives, permet l’acquisition rapide, facile et totalement gratuite de l’extrait KBIS numérique. Ainsi depuis 2019, le chef d’entreprise peut recourir à ce site dédié pour l’ensemble de ses démarches administratives, grâce à une identité unique et universelle, sans déplacement.

MonIdenum est opérationnel en permanence dès l’inscription du concerné. Ce dernier peut à tout moment mettre à jour ses informations.

Le KBIS : comprendre son utilité avant MonIdenum

Le KBIS atteste officiellement l’identité juridique d’une société. Il constitue habituellement un élément essentiel et conditionnel pour conclure des transactions professionnelles ou pour sceller des partenariats. Par ailleurs, il valide l’immatriculation auprès du Registre du Commerce et des Sociétés (RCS).

Aux yeux du public, l’extrait KBIS renseigne sur les informations à connaitre sur l’entreprise, notamment :

• Le greffe d’immatriculation
• Le numéro d’identification SIREN
• La raison sociale, le sigle et l’enseigne
• La forme juridique
• Le capital social et la devise
• L’adresse du siège social et celle du principal établissement
• La durée de la société
• Sa date de constitution
• Le code APE
• L’activité détaillée
• Le nom de domaine
• Et enfin les informations personnelles du chef d’entreprise

Comme les renseignements sont susceptibles d’évoluer, l’extrait KBIS daté de 3 mois maximum est généralement requis pour valider un acte juridique.

Sa condition d’obtention débute par l’immatriculation de la société au RCS. À la suite de quoi le greffe du tribunal de commerce le certifie, le délivre et le fait parvenir à l’entreprise dans sa boîte postale dans les 3 à 7 jours. Cette démarche s’ouvre également aux particuliers.

En cas de besoin urgent, il est possible au dirigeant de la société de se procurer un extrait KBIS provisoire en se rendant au greffe du tribunal compétent. Celui-ci s’obtient en 48 heures à compter de son immatriculation au RCS.

Bien que le Service des Formalistes permette également d’accélérer son octroi, aujourd’hui pour accorder un gain de temps plus important au chef d’entreprise, le site MonIdenum, en de simples clics, rend son accessibilité plus commode et beaucoup plus rapide.

MonIdenum, son fonctionnement

Après avoir été correctement immatriculé au RCS, il ne vous reste plus qu’à vous rendre sur le site dédié MonIdenum et créer votre profil utilisateur. À l’exemple de toutes les plateformes nécessitant un compte, vous aurez besoin d’enregistrer une adresse e-mail et un mot de passe. Après la validation des informations, votre espace utilisateur se crée et vous pouvez procéder à l’activation de votre identité numérique.

Pour ce faire, des données telles que votre numéro de téléphone et la version numérique de vos pièces d’identité seront requises, ainsi que d’autres renseignements concernant votre société.

Ce processus permet la vérification de la validité légale de votre capacité à utiliser les services de la plateforme, qui réalise en fait des croisements entre votre identité et celle de votre ou vos entreprises.

Une fois l’analyse probante, votre identité numérique vous sera alors octroyée. Grâce à celle-ci, l’extrait KBIS devient un service accessible. Pour l’obtenir, vous devez simplement accéder à la rubrique « KBIS et Performances » depuis votre profil. Vous n’aurez plus qu’à le télécharger, puis l’imprimer !

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Quels avantages ce service public offre-t-il ?

Réalisé grâce à la bonne volonté et aux apports de nombreux greffiers issus de plusieurs tribunaux de commerce, le projet MonIdenum avait pour vision de soutenir l’accessibilité des informations essentielles aux entreprises. Aujourd’hui abouti (depuis 2019), il offre de divers avantages non négligeables aux dirigeants des sociétés et à d’autres parties prenantes.

La gestion simplifiée pour les entrepreneurs

À l’instar d’Infogreffe (site consacré à la diffusion des informations légales du premier registre français, regroupant presque la totalité des entreprises de France), MonIdenum qui est plus évolué permet aux chefs d’entreprise de gagner plus de temps et d’être mieux organisés face aux divers processus administratifs à effectuer.

Par ailleurs, grâce à l’identité numérique unique, les sociétés et leurs dirigeants s’identifient facilement auprès des plateformes partenaires. En plus d’obtenir dans un délai record et gratuitement son extrait KBIS, s’il possède plusieurs institutions, leur regroupement au sein d’un unique compte, donc une seule identité numérique, est possible.

En outre, la gestion par les mandataires sociaux se rend également possible sur la plateforme. À l’exemple du propriétaire de l’entreprise, ils détiennent un accès gratuit à l’extrait KBIS de la société mandatée. Tous les services offerts à distance par le tribunal de commerce leur sont aussi ouverts.

Les services publics dans le processus de dématérialisation

Les greffiers des tribunaux de commerce qui tiennent le registre du commerce et des sociétés visionnaires ont cherché à faciliter l’accès à l’information issue du RCS grâce au numérique.

Leur objectif consistait à donner aux entrepreneurs les méthodes simples et sécurisées pour réaliser les principales démarches administratives à distance, l’accessibilité du tribunal de commerce leur restant ouverte.

Cette initiative visait en fait la dématérialisation des procédures qui permettent au dirigeant de créer, de mettre à jour et d’anticiper les éventuelles difficultés de sa société en ligne. Grâce à l’aboutissement du projet, on compte aujourd’hui des millions de formalités réalisées par les utilisateurs et leurs collaborateurs par an.

Par ailleurs, une loi sur le droit de la preuve aux technologies de l’information relative à la signature électronique a été adoptée dès l’an 2000. Celle-ci stipule qu’un document numérique peut se considérer comme une preuve à la même valeur qu’un écrit.

Un moyen pour limiter la fraude

Intermédiaires entre les entreprises commerciales, le tribunal compétent et l’administration, les greffiers garantissent la fiabilité des informations diffusées au niveau du RCS. Dans leurs rôles, ils doivent collaborer avec les entrepreneurs pour alléger les procédures administratives pour que ces derniers puissent garder le cap sur leur vision de croissance.

L’immatriculation de l’entreprise ne peut avoir une valeur qu’après vérification par les greffiers des tribunaux de commerce, du casier judiciaire du chef d’entreprise et l’examen d’informations telles que :

• Le « fichier national des interdits de gérer » pour éviter que des « interdits de gérer » obtiennent une immatriculation
• Le système « Docverif » servant à inspecter la validité des pièces d’identité (carte d’identité, passeport ou titre de séjour des chefs d’entreprise)

Les greffiers opèrent par ailleurs sur un réseau blockchain pour optimiser la tenue du RCS. Cette méthode technologique renforce la sécurité des informations échangées entre les greffes et accélère l’actualisation du registre, tout en empêchant la fraude documentaire.

Ces chaines de connexions amoindrissent les risques de création de sociétés fantômes ou d’usurpation d’identité en renforçant le niveau de contrôle des greffiers sur les inscriptions véreuses auprès du RCS.

Ainsi, la création de l’identité numérique et de l’espace utilisateur sécurisés individuels à chaque entreprise commerciale participe sur le long terme à la construction d’un environnement salubre pour l’entrepreneuriat. En outre, la relation de confiance entre l’institution et ses différentes parties prenantes (institutionnelles, financières ou administratives) ne peut qu’en être consolidée.

Enfin, MonIdenum permettra in fine de constituer la première vraie existence digitale et juridiquement opposable des sociétés. L’identité numérique s’assimilera en effet à la clé universelle du créateur d’entreprise pour l’aboutissement de toutes ses démarches et échanges à distance.

À qui s’adresse ce service ?

Totalement gratuit et accessible à tous, l’enregistrement sur Monidenum peut s’effectuer par toute personne physique majeure, légalement capable (ni sous tutelle ni sur sauvegarde de justice). Les majeurs incapables ou les mineurs peuvent s’enregistrer uniquement avec autorisation écrite de leur représentant légal.

Toutefois, l’acquisition de l’extrait KBIS depuis cette plateforme ne peut s’accomplir que par les entrepreneurs ou les mandataires légaux ayant ouvert un compte utilisateur : un compte de personne(s) physique(s) ou morale(s) régulièrement inscrites au RCS, au RSAC (Registre des Agents Commerciaux) ou au RSEIRL (Registre Spécial des Entrepreneurs Individuels à Responsabilité Limitée).

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Récupérer son Kbis gratuit sur MonIdenum de A à Z

Afin d’obtenir gratuitement en un temps record votre Kbis sur le site Monidenum, suivez notre guide par étape !

1. Créez votre identité numérique personnelle : connectez-vous sur www.monidenum.fr et cliquez sur « Activer mon idenum ». Vous pourrez alors activer votre identité numérique en quelques opérations. Acte qui, rappelons-le, est réservé uniquement au chef d’entreprise.
2. L’adresse e-mail du propriétaire sera d’abord vérifiée. Pour cela, il faut vous assurer de posséder des coordonnées recevables, qui serviront d’identifiant pour pouvoir vous connecter sur le site principal et les plateformes connexes. Une fois votre adresse e-mail enregistrée, vous recevrez un courriel de confirmation. Il suffit alors de suivre le lien de validation de votre adresse mail.
3. Après cette étape franchie vient celle de la création de votre mot de passe, à la suite de laquelle vous devriez accepter les conditions générales d’utilisation ainsi que la charte de protection des données du site.
4. La vérification de votre numéro de téléphone s’effectue ensuite par envoi d’un code de confirmation sur le numéro entré, qu’il faut saisir dans l’espace prévu.
5. L’avant-dernière étape consiste à la vérification de votre identité de chef d’entreprise. Pour ce faire, rendez-vous sur le site où vous pourrez insérer votre pièce d’identité : votre carte d’identité, votre passeport ou votre titre de séjour (sous format d’image ou en PDF)
6. Enfin, le système procède à des croisements et à une analyse des données concernant le propriétaire et sa société sur les registres officiels (RCS, RSEIRL, RSAC). Si tous les renseignements croisés fournis sont corrects, il ne vous reste plus qu’à les approuver.

Votre identité numérique sera activée après avoir franchi ces étapes. Il sera ainsi possible pour vous ou votre mandataire d’accéder non seulement à votre espace utilisateur sur la plateforme principale, mais également sur les sites partenaires.

Une multitude de services s’ouvrent également à vous tels que :

• Le rapport de performance et l’indicateur de performance
• La probabilité de défaillance de la société
• L’accès en ligne vers les 138 tribunaux de commerce en France, offrant la possibilité d’initier une action en justice à distance et de suivre les instructions
• Et bien sûr, la récupération gratuite de l’extrait KBIS tous les trois mois

Les risques en cas d’absence d’extrait Kbis

L’absence du document n’est pas un problème en soi pour l’entreprise si elle est en règle mais n’a pas encore son extrait en sa possession. En revanche, si une entreprise n’est pas en mesure de prouver son existence et son immatriculation au RCS, elle encourt des sanctions pénales :

1. l’entreprise n’est pas immatriculée alors qu’elle exerce une activité commerciale : elle risque une amende de 4500 euroset/ou six mois de prison de son responsable légale ;
2. l’entreprise a fait une fausse déclaration : dans ce cas, l’amende peut s’élever à 9 000 euroset la peine de prison jusqu’à 2 ans;
3. l’entreprise n’a pas déclaré un changementde ses informations légales au RCS, elle devra s’acquitter d’une amende pouvant atteindre 1 500 euros et mettre ses données à jour rapidement. En cas de récidive, l’amende peut être doublée et donc atteindre 3 000 euros.

Enfin, l’entreprise peut en plus se voir interdire l’accès aux marchés publics ou à certaines aides. Il est donc important de justifier d’informations sur le kbis à jour.

Toutefois, il faut tout de même rappeler que ne sont concernées par une immatriculation et donc la délivrance d’un extrait Kbis que les entreprises exerçant une activité commerciale. Si vous êtes autoentrepreneur, ou une entreprise en nom propre comme les professions libérales (médecins, infirmières, etc.) ou les artisans, cette déclaration n’est pas une obligation légale.

Récupérer son extrait Kbis si on n’a pas monidenum

En effet, il est tout à fait possible de récupérer son extrait Kbis par d’autres moyens comme au tribunal de commerce : vous pouvez vous rendre auprès du greffe du tribunal dont dépend votre entreprise, lui envoyer un courriel ou encore lui demander par courrier. Mais cela va vous prendre plus de temps alors qu’avec cette plateforme vous récupérez votre extrait en quelques clics.

Originally posted 2021-04-22 16:56:35.