Processus d’achat en entreprise : qu’est-ce que l’e-procurement ?

L’internet a complètement révolutionné les habitudes depuis son avènement, et chaque jour de nouvelles solutions sont conçues pour faciliter la vie aux utilisateurs. Aujourd’hui, on peut tout faire en ligne sans se déplacer de son bureau ou de sa maison. Aucun secteur de l’entreprise n’échappe à la règle ; pas même les achats en ligne. En effet, les achats en ligne se sont vus dématérialisés grâce à l’E.procurement. Cela fait le bonheur de nombreuses entreprises qui n’ont plus à se gêner pour effectuer des approvisionnements. Contrairement à la technique classique d’approvisionnement utilisée par les entreprises, l’E.procurement offre de nombreux avantages en fonction de la numérisation et de l’automatisation du processus d’achat. En quoi consiste concrètement l’E.procurement ?

L’E.procurement : définition et principes

Initialement connu sous le terme « approvisionnement », l’e-procurement fait référence à l’approvisionnement électronique ou solutions e-achat. En d’autres termes, il s’agit de la gestion centralisée des acquisitions et des approvisionnements d’une entreprise sur une plateforme électronique communément appelée « marketplace ». À la question de savoir qu’est-ce qu’une marketplace d’e-procurement, il faut dire qu’il s’agit d’une plateforme électronique sur laquelle les entreprises peuvent faire des opérations d’approvisionnement auprès des entreprises fournisseurs. En effet, il convient de préciser que l’E.procurement est spécifiquement élaboré pour faciliter les échanges B2B (Business To Business). Il exclut donc les opérations B2C (Business To Customer) qui prennent en compte les achats personnels.

Généralement, la solution d’E.procurement est bien intégrée à l’ERP de l’entreprise au niveau de la rubrique « achats ». Par conséquent, les acheteurs sont connectés aux fournisseurs via une plateforme interactive et parfaitement collaborative. Grâce à la marketplace d’E.procurement, l’acte d’achat est dématérialisé sur l’ensemble ou une partie du processus qui se décompose en 3 volets : la sélection des produits, l’envoi de la commande, la gestion des factures et le paiement. En somme, l’E.procurement vise à dématérialiser les transactions commerciales entre les entreprises et leurs principaux fournisseurs afin d’optimiser l’acte d’achat.

Par ailleurs, l’E.procurement est adapté aux grandes entreprises qui ont pour habitude de réaliser de grands volumes d’achat. De ce fait, tous les actes sont automatisés et centralisés rendant la stratégie d’achat plus lisible, rationnelle et performante.

Bon à savoir : il existe une grande différence entre un achat en ligne classique et une solution d’E.procurement. Cette différence se justifie par l’intégration de fonctionnalités permettant de rendre plus simple certains processus d’achat en entreprise.

Avec la solution d’E.procurement, il est parfois possible d’intégrer le workflow de validation de commande de l’entreprise ou de bénéficier de solutions d’affacturage.

L’E.procurement : à qui s’adresse-t-il et comment ça marche ?

Au niveau de l’entreprise, la solution d’E.procurement s’adresse aux acteurs suivants :

• Les acteurs du pôle achat : ce sont eux qui définissent et optimisent les stratégies achats ;
• Les utilisateurs des commandes : ils sont généralement à la base du besoin et passent donc la commande ;
• L’approbateur : c’est lui qui valide les commandes ;
• Les acteurs des services finance et comptabilité : ils ont pour mission de faire le rapprochement des commandes et des factures afin de procéder à leur paiement.

Comme rappelé plus dans la section précédente, le processus d’achat à travers la solution d’E.procurement s’établit en différentes étapes clés :

• La phase de la sélection des produits et services à travers les catalogues ou directement sur le site B2B des fournisseurs ;
• La phase de la transmission de la commande où la commande est envoyée de façon automatique au fournisseur identifié ;
• La phase de la réception de la facture permet à l’entreprise qui a effectué la commande de recevoir la facture en format PDF ;
• L’entreprise procède ensuite au règlement de la facture en tenant compte des solutions de paiement proposées.

En résumé, la solution d’E.procurement facilite l’acte d’achat de votre entreprise depuis la recherche de fournisseurs au paiement. Ce qui présente d’énormes avantages.

Les avantages de l’E.procurement

L’appropriation de la solution d’E.procurement offre de multiples avantages pour les entreprises. Il s’agit essentiellement de :

• Faire des économies : entre un processus d’achat classique et une solution digitale, il existe une nette différence du point de vue du coût ;
• Supprimer les processus à faible valeur ajoutée : plus de tâches administratives et manuelles. Ce qui vous permet de gagner en efficacité et éviter les erreurs ;
• Raccourcir les délais : désormais, plus de temps morts, de relances ou de documents administratifs à gérer. Cela vous permet de faire une économie de temps ;
• Maitriser les dépenses : à travers un système de reporting, vous aurez une vision de toutes vos dépenses.

En somme, l’E.procurement est une solution d’automatisation qui permet aux entreprises à travers les équipes achats d’apporter de la valeur.

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Originally posted 2021-01-22 08:43:35.