Optimiser sa productivité avec la gestion de planning : les clés pour y parvenir
Nous vivons dans un monde où la rapidité, l’efficacité et la performance sont des enjeux majeurs pour les entreprises. Dans ce contexte, améliorer sa productivité grâce à une gestion de planning optimisée mérite la plus grande attention !
Pourquoi optimiser la gestion du temps est crucial
Dans notre contexte professionnel où tout s’accélère, il convient de trouver des solutions pour optimiser son temps. Une bonne gestion de planning permettra notamment de :
- Trouver un équilibre entre tâches professionnelles et personnelles
- Ne pas perdre de temps sur des tâches sans intérêt ou secondaires
- Avoir une meilleure visibilité sur les projets en cours
- Répartir efficacement les tâches entre les différents membres d’une équipe
- Mieux anticiper les délais de réalisation
Les outils pour maîtriser son emploi du temps
Plusieurs types d’outils peuvent vous aider à mieux organiser vos tâches quotidiennes et améliorer ainsi votre productivité :
1. Les agendas et planners
Incontournables dans toute organisation, les agendas et autres planners permettent de noter les réunions, rendez-vous et diverses missions à réaliser. Sur papier ou version électronique, ces outils restent indispensables pour anticiper le travail à venir et visualiser l’avancée des projets.
2. Les applications de gestion du temps
Au-delà des agendas traditionnels, il existe aujourd’hui de nombreuses applications pour smartphones ou ordinateurs permettant de planifier ses tâches de manière plus poussée. Parmi les fonctionnalités recherchées, on peut citer :
- L’affichage clair et visible des missions journalières
- La possibilité d’organiser les tâches selon leur priorité
- Le partage des plannings entre les membres d’une équipe
- La synchronisation avec d’autres outils (agenda en ligne, e-mails…)
3. Les logiciels de gestion de projet
Pour les entreprises ayant des besoins plus spécifiques en matière de suivi de projets, la mise en place de logiciels de gestion de projet peut s’avérer adaptée. Ces solutions permettent notamment de :
- Répartir les ressources humaines et matérielles sur différentes missions
- Visualiser l’avancement du travail grâce à des tableaux de bord dédiés
- Mettre en place des jalons pour évaluer les progrès réalisés
Dans ce domaine, il est essentiel de choisir une solution de gestion de planning qui corresponde parfaitement à votre organisation et aux contraintes métiers inhérentes à celle-ci.
Trouver sa méthode d’organisation
En complément des outils cités précédemment, il peut être utile de mettre en place une méthode d’organisation qui convient à votre manière de travailler. Voici un aperçu de quelques méthodes couramment utilisées :
1. La gestion du temps avec la méthode Eisenhower
Cette approche consiste à trier ses tâches selon deux critères : l’urgence et l’importance. Pour cela, on utilise une matrice composée de quatre quadrants, représentant respectivement les missions urgentes et importantes, les missions non urgentes mais importantes, les missions urgentes et non importantes, et enfin les missions qui sont non urgentes et non importantes.
2. La méthode Pomodoro pour gérer ses tâches
Inventée par Francesco Cirillo, la méthode Pomodoro propose de fractionner son temps de travail en périodes de 25 minutes (appelées « Pomodoros ») séparées par des pauses de cinq minutes. Cette technique permet de se concentrer pleinement sur une mission pendant une durée limitée, puis de prendre ensuite une pause pour récupérer et repartir de plus belle.
3. La technique Kanban pour visualiser son travail
Très populaire dans les entreprises, cette méthode originaire du Japon consiste à utiliser un tableau réparti en trois colonnes : « à faire », « en cours » et « fait ». Chaque tâche est représentée par une fiche que l’on déplace au fur et à mesure de leur avancée, afin de visuellement suivre l’évolution du travail.
4. La méthode GTD (Getting Things Done) pour gérer son temps
Cette technique développée par David Allen permet de décomposer et organiser les différentes tâches selon un processus précis en cinq étapes : collecter, traiter, organiser, revoir et agir. Cette méthode repose sur l’idée que l’efficacité consiste à effectuer les bonnes actions au bon moment.
Et si on fait appel à un expert en gestion du temps ?
Pour aller encore plus loin dans l’optimisation de sa productivité, il peut être pertinent de s’appuyer sur des personnes ayant développé une expertise en la matière.
Qu’il s’agisse d’un formateur pour améliorer ses compétences personnelles en organisation ou encore d’une société proposant des solutions adaptées aux entreprises, il existe plusieurs options pour se faire accompagner sur cette problématique clé qu’est la gestion de planning.
