Comment gagner en productivité grâce à la signature électronique ?

signature electronique

Simple, légale et sécurisée, la signature électronique est un processus numérique permettant de signer tout type de document depuis un appareil connecté. Son principal avantage est d’offrir aux entreprises qui l’adoptent un gain de productivité significatif en simplifiant les formalités administratives.

Mais comment cet outil contribue-t-il à la dynamisation de l’activité ? Comment en tirer profit au maximum ?

D’importants gains de temps grâce à la signature électronique

Avec la signature électronique, les process de signature de documents nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise sont à la fois réduits et simplifiés.

Le recours à cette formule dématérialisée permet en effet d’éviter les allers-retours entre les différents signataires, normalement nécessaires pour finaliser un contrat ou une lettre. Chacun des intervenants peut désormais signer le document électronique depuis un support compatible, qu’il soit dans les locaux de l’entreprise ou en déplacement.

La signature électronique offre de ce fait, un double avantage immédiat puisqu’elle permet également de dépasser la barrière de la situation géographique des signataires. Un collaborateur en mission dans un pays étranger ou un partenaire à l’autre bout du monde peut désormais signer un document depuis n’importe quel appareil connecté (smartphone, tablette, ou ordinateur).

Pour les entreprises intervenant dans certains secteurs hautement concurrentiels, où la prise rapide de décisions est cruciale, c’est donc un outil indispensable.

Des collaborateurs plus concentrés sur leur cœur de métier

Grâce à la digitalisation de la signature, vos collaborateurs n’ont plus à sacrifier du temps dans les relances pour la finalisation de documents importants. Ils peuvent ainsi se concentrer sur leur cœur de métier et maximiser leur engagement sur des tâches qui apportent une réelle valeur ajoutée à l’entreprise.

Pour les commerciaux, c’est l’opportunité de se concentrer plus spécifiquement sur les missions de prospection et de conversion de la clientèle, plutôt que sur la gestion administrative des commandes.

Les bénéfices se perçoivent assez rapidement sur le chiffre d’affaires de l’entreprise.

Adopter la signature électronique pour réaliser d’importantes économies financières

Grâce à la digitalisation des process de signature, vous pouvez réduire considérablement les coûts inhérents à la gestion documentaire.

Cela vous dispense notamment de :

  • L’impression des documents et le scannage. L’entreprise peut ainsi réaliser d’importantes économies sur le papier, l’encre, l’entretien des imprimantes et la consommation en électricité.

De plus, sachant que 75% des impressions ne sont pas lues et sont jetées dans la minute d’après, il s’agit d’une contribution à la réduction du gaspillage et à la protection de l’environnement ;

  • L’expédition des contrats par courrier pour leur signature. Cela implique une réduction drastique des frais postaux, de coursiers et d’enveloppes ;
  • L’archivage des documents en format papier. Cela représente des économies sur les fournitures de bureau comme les boîtes à archives et les classeurs. De plus, les espaces autrefois destinés à l’archivage peuvent être utilisés à d’autres fins.

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Signature électronique : une solution sécurisée

En plus de booster la productivité des entreprises, la signature électronique offre de nombreuses garanties légales pour la gestion de vos contrats. En effet, pour chaque signature, un document probant contenant des preuves électroniques (date, heure, adresse IP, nom du signataire, etc.) est automatiquement généré.

Par ailleurs, plusieurs solutions permettent de définir différents niveaux d’accès afin de sécuriser les processus de validation en fonction des besoins spécifiques de l’entreprise.

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