Comment choisir un SIRH ?
Un Système Informatique de Ressources Humaines (SIRH) désigne tout outil informatique ou logiciel permettant de gérer et d’automatiser toutes les tâches liées à la gestion des ressources humaines dans une entreprise. Il crée des liaisons fonctionnelles entre divers éléments et sources d’informations pour assurer ses différentes fonctions. Adopter une telle technologie favorise la dématérialisation des processus administratifs RH y compris la paie des salariés. De ce fait, le SIRH peut aisément s’apparenter à un logiciel de paie. Compte tenu de la demande de plus en plus croissante, de nombreuses maisons d’édition de logiciels ont vu le jour. Mais comment choisir un SIRH efficace pour son entreprise ?
L’ergonomie et la personnalisation de l’outil
Un SIRH efficace est d’abord caractérisé par une forte autonomie et une facilité d’usage pour le personnel de l’entreprise qui l’adopte. Il doit également avoir une interface claire et aisément personnalisable, afin de permettre à l’entreprise de se l’approprier et de l’adapter à ses besoins. En effet, l’utilisation d’un tel outil doit être aisément maîtrisable avec, si nécessaire, des modules d’aide complémentaire et de mise à jour. Afin de vous assurer d’une configuration convenable pour votre logiciel, requérir l’avis de clients Payfit s’avère une bonne option.
Par ailleurs, le SIRH choisi doit permettre l’accessibilité et la personnalisation de certains paramètres associés à des caractéristiques intrinsèques (modèle de fiche paie, modèle et contenu des rapports financiers et de suivi-évaluation) à l’entreprise. Cet aspect est important, car il permet à l’entreprise d’émettre des documents ainsi que des données en conformité avec son identité visuelle et technique.
L’identification des besoins de son entreprise et du budget à consacrer au SIRH
Avant de choisir définitivement son logiciel de gestion et de paie, il est nécessaire de définir son process idéal de gestion d’entreprise autant que le cahier de charge de son plan de paie. Cela permet généralement d’identifier ses attentes afin de les croiser avec les différentes offres des éditeurs de SIRH. De plus, la taille de votre entreprise, l’expertise existante en matière de gestion de l’outil et les besoins éventuels de formation sont à prendre en compte.
Par ailleurs, pour ce qui est du budget à allouer à l’acquisition du SIRH, le tarif est influencé par les diverses fonctionnalités proposées et le degré d’accompagnement (service d’assistance). À cela, s’ajoutent les éléments spécifiques à la mise en place et à l’utilisation de l’outil : le matériel informatique, les licences ou abonnements, la maintenance et la formation du personnel.
La mise à jour du logiciel
Pour garantir une gestion efficace et durable de sa société, il est important de vérifier que le fournisseur du logiciel est fiable, compétent et sérieux. L’entreprise devra également s’assurer que le prestataire de service effectue une veille sur l’évolution des réglementations financière, juridique et sociale, afin de faire un update régulier de son logiciel.
En effet, ce paramètre représente un grand enjeu, car la gestion d’une entreprise doit obéir à des règles (RGPD, droit des travailleurs) qui sont en constante évolution. Tout SIRH devrait donc s’y adapter au fur et à mesure. Ainsi, pour s’assurer de toujours fonctionner selon les normes en vigueur, il est indispensable d’opter pour un logiciel à mise à jour automatique par téléchargement de modules.
Le type de logiciel
Le choix d’un système automatique de gestion des ressources humaines doit aussi tenir compte du mode d’utilisation du logiciel. À ce titre, plusieurs options sont disponibles.
Logiciel monoposte
Pour cette option, un logiciel libre (gratuit) ou un logiciel nécessitant l’achat d’une licence est installé sur un poste (à priori celui du responsable RH) pour son utilisation. Ce choix peut être source de problèmes si l’ordinateur du responsable RH connaît un dysfonctionnement.
Application multiposte
Dans ce cas, un logiciel gratuit ou un logiciel à licence payante est installé sur plusieurs ordinateurs au sein de l’entreprise. Il est important de verrouiller convenablement l’accès à l’application au regard du caractère confidentiel des données. De plus, cela nécessite la gestion de la maintenance et du stockage des données (au niveau interne).
Logiciels en ligne
Encore appelés solutions Saas (Service As Software), ils sont des applications en ligne qui ne nécessitent aucune installation de logiciel sur les ordinateurs de la société. Les charges de maintenance et d’infrastructures de stockage de données sont externalisées et l’entreprise ne paye que son abonnement. Cela permet de travailler depuis une quelconque localisation et d’échanger aisément avec ses collaborateurs.
Pour cette solution, l’entreprise doit stocker ses données sur un serveur acheté ou loué soit sur le Cloud (qui permet de stocker les informations en ligne de façon numérique et illimitée). Ce dernier est moins coûteux que le serveur en termes d’infrastructures et de temps d‘installation. Toutefois, le Cloud pose parfois des problèmes de sécurité liés aux risques d’un hacking.
Les fonctionnalités du SIRH
En termes de choix de SIRH, les options ou formes d’utilisation offertes par le logiciel sont importantes. En effet, il faut que le logiciel permette d’automatiser les fonctions essentielles associées à la gestion des ressources humaines.
La gestion de la paie
Le SIRH devra regrouper automatiquement toutes les informations servant à définir le payement des salaires (nombre d’heures de travail, congés, absences, cotisations sociales, Déclaration Sociale Nominative, déductions, rappels) avant de générer les fiches de paie.
Cela réduit les tâches manuelles tout en limitant les risques d’erreurs, ainsi que les problèmes de conformité qui y sont associés. Il permet aussi de générer automatiquement les écritures de paies qui sont intégrées dans les données comptables pouvant être exportées vers un cabinet d’expertise comptable.
La gestion du temps et des absences
Cette fonctionnalité permet une gestion automatique du pointage et du suivi de présence des employés (système de badge ou saisie des heures de travail par le gestionnaire). Aussi, les mails de demande de congés et les absences des salariés sont suivis pour générer un calendrier du personnel. Ces données sont automatiquement envoyées en interne vers l’utilitaire de paie.
La gestion d’une base de données centralisée des employés
Le logiciel conçoit une base de données automatique qui collecte, stocke et affiche les informations à jour et précises (diplômes, postes occupés, évolution de carrière) sur l’ensemble du personnel. Cette fonctionnalité doit permettre aux responsables RH d’entrer, si nécessaire, les données du personnel dans le système. Cela pallie à la gestion difficile des fichiers papier et feuilles de calcul.
L’automatisation du recrutement
Le SIRH, à travers cette fonctionnalité, permet de suivre les candidats avec un système de reporting pour analyser le recrutement. Automatiquement connecté aux plateformes d’emplois, sites carrière et fournisseurs de service d’emploi, le logiciel facilite l’embauche dans l’entreprise. Ainsi, elle aide au recrutement et au suivi des meilleurs talents au sein de l’entreprise.
La gestion de la performance
Cette option permet de fixer des objectifs, de suivre l’exécution des travaux de l’entreprise, de donner des avis, de faire des contrôles et d’évaluer le personnel. Elle favorise aussi la cartographie des salariés (avec leurs performances respectives) et la réalisation de tests via une plateforme unique (même base de référence).
La gestion de la formation
Cette fonctionnalité assure la planification, le suivi et la mesure de l’impact de programme de formation et de renforcement de capacités afin de garantir leur efficacité. De ce fait, tout membre du personnel peut suivre diverses formations avec un seul et unique profil, autant qu’il peut faire une demande de formation, à travers la même plateforme.
Libre-service pour les employés
À travers son accessibilité multicanal, cette fonctionnalité centralise toutes les données sur les salariés afin de leur permettre d’afficher, de modifier et récupérer toutes les informations liées à leur travail. Tout cela peut facilement se faire depuis un Smartphone.
Onboarding
Il s’agit d’une fonctionnalité interactive et éducative qui garantit à chaque nouvelle recrue dans une entreprise, un suivi personnalisé. Le logiciel permet ainsi d’accompagner son adaptation et son intégration dans l’entreprise. Le nouvel employé renseigne ses informations dans le système qui lui fournit des alertes d’informations au cours de sa période d’activité dans l’entreprise.
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Le suivi et le service d’assistance de l’éditeur
Il est très important et même idéal d’opter pour un logiciel dont l’éditeur offre un suivi permettant d’obtenir des réponses à vos questions. Ce service d’assistance doit :
- être adapté à vos besoins,
- se baser sur un support explicite et
- être joignable à tout moment.
Aussi, la mise en contact avec un expert dédié à votre entreprise s’avère un critère déterminant. L’éditeur peut aussi proposer un service de conseil en droit social.
La sécurité des données
Cet aspect concerne très particulièrement les logiciels Saas dont les données sont soit hébergées sur un serveur ou sur le Cloud. Il est recommandé d’être attentif aux garanties que votre prestataire de service offre pour la sécurité de vos données. En ce sens, la renommée de votre éditeur peut être un gage de qualité. En outre, les clés de cryptages algorithmiques, les scans biométriques peuvent être des solutions à envisager.
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