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Comment faire pour calculer les charges locatives ?

Comment faire pour calculer les charges locatives ?

Vous envisagez de mettre votre bien immobilier en location ? Pour cela, vous devrez dans un premier temps fixer le montant du loyer, mais également celui des charges locatives. Mais de quoi s’agit-il exactement ? Comment les calculer ? Nous vous répondons dans cet article.

Les charges locatives, qu’est-ce que c’est ?

Les charges locatives, également appelées charges récupérables, correspondent aux dépenses que le locataire doit rembourser au bailleur. Dans un premier temps, le bailleur prend en charge le paiement de certaines factures, ensuite il se fait rembourser par son locataire. La prise en charge n’est donc que provisoire.

D’où proviennent-elles ?

Ces charges récupérables sont liées à l’entretien du logement, des équipements collectifs ainsi que des parties communes intérieures et extérieures s’il s’agit d’une copropriété. C’est le cas si votre bien est situé dans un immeuble avec l’entretien des ascenseurs, le gardiennage, l’entretien des chaudières, le jardinage, etc…

Vous devrez aussi compter la redevance d’enlèvement des ordures ménagères, la redevance assainissement ou encore la taxe de balayage.

Par ailleurs, les dépenses énergétiques et consommables font également partie des charges locatives, telles que l’eau, l’électricité, le chauffage, le gaz, les changements d’ampoule, les fournitures d’hygiène (produits insecticides, sac poubelles…).

Comment connaître le caractère récupérable ou non d’une dépense ?

Toutes les dépenses, toutes les charges relatives à un logement ne sont pas récupérables par le bailleur. La règlementation fixe la liste des charges locatives. Vous devrez vous référer à l’annexe du décret n°87-713 du 26 août 1987.

Charges locatives : quel régime d’affectation faut-il appliquer ?

Sachez qu’il existe deux méthodes d’affectation en France. Elles dépendent du type de contrat de location choisi par le bailleur.

Pour un logement loué vide et hors colocation

Si vous envisagez de louer un logement vide et hors colocation, le propriétaire devra appliquer le régime de calcul des charges locatives au réel. Il consiste à calculer une provision sur charges en fonction des charges locatives de l’année précédente, et ensuite effectuer une éventuelle régularisation des charges locatives. Cela doit avoir lieu une fois par an, à la fin de l’année, lorsque le bailleur reçoit le décompte des charges définitives.

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Pour les logements loués meublés ou en colocation

Dans ce cas, le propriétaire aura le choix entre appliquer le régime au réel ou le régime forfaitaire. Les charges locatives forfaitaires correspondent à un montant fixe sur lequel le bailleur et son locataire se mettent d’accord lors de la signature du bail de location. Il sera ensuite prélevé chaque mois en plus du montant du loyer. Dans le cadre du régime forfaitaire, le bailleur ne pourra pas effectuer de régularisation des charges.

Calculer les charges locatives : comment s’y prendre ?

Le calcul des charges locatives se fera différemment selon le régime d’affectation.

Dans le cadre du régime au réel

Le propriétaire doit calculer une provision sur charges locatives en prenant en compte le montant réellement demandé au locataire durant l’année qui précède. Pour ce faire, le bailleur devra reprendre le décompte des charges adressé par le syndic de copropriété et y repérer la part locataire.

Comment obtenir le décompte des charges ?

Pour obtenir le décompte des charges, vous devrez vous adresser au syndic afin de faire la demande du compte individuel des charges de l’exercice précédent, réalisé suite à la validation des comptes lors de l’assemblée générale de copropriété.

Dans le cadre du régime forfaitaire

Si la location de votre logement est affectée au régime forfaitaire, le calcul des charges locatives devra intégrer l’ensemble des charges imputables au locataire sans en omettre. En effet, contrairement au régime au réel, ici il n’y aura pas de régularisation possible. Attention néanmoins à ne pas demander un montant de charges locatives « manifestement disproportionné » à votre locataire, au risque de vous mettre en faute. C’est l’article 8-1 de la loi du 6 juillet 1989 tendant à améliorer les rapports locatifs qui le prévoit.

Petit conseil pratique

Pour vous donner une estimation rapide des charges locatives, regardez le montant demandé dans les appels de fonds du syndic ou sur le dernier décompte de l’assemblée générale et prenez ensuite 75% de ce montant.

Comment justifier le montant des charges auprès du locataire ?

Un décompte des charges devra être envoyé par le bailleur au locataire un mois avant la régularisation, factures faisant foi. Les quantités consommées devront y être renseignées (eau, EDF…).

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Après avoir reçu le décompte, le locataire dispose ensuite d’un mois pour contredire les documents fournis par le bailleur à compter de la date de réception des justificatifs.

Comment faire pour procéder à la régularisation des charges locatives ?

Comme vu précédemment, dans le cadre du régime au réel, le bailleur pourra procéder à une éventuelle régularisation des charges locatives.

En effet, après avoir pris acte du décompte des charges via le syndic de copropriété, il est possible que le bailleur constate soit un manque à percevoir, soit un trop-perçu. Selon la situation, il pourra alors demander une régularisation :

  • En cas de trop-perçu, le montant à rembourser pourra être déduit sur le loyer du mois suivant ;
  • En cas de manque à percevoir, le propriétaire pourra en demander le paiement au locataire s’il est en mesure d’apporter les justificatifs de calculs. 

Sachez que la loi ALUR a introduit une prescription de la régularisation pour charges : toute action au titre du bail est prescrite au bout de 3 ans, que ce soit en faveur ou en défaveur du bailleur. Toutefois, cela concerne uniquement les baux signés après le 27 mars 2014.

L’assurance loyer impayé pour se prémunir des risques locatifs

L’assurance loyer impayé est un bon moyen de se prémunir des risques locatifs. En effet, il s’agit d’un contrat souscrit par le bailleur qui lui assure le versement des loyers et charges locatives si le locataire n’est plus en mesure de payer. Cette garantie doit être mise en place par le propriétaire. L’assurance loyer impayé présente de nombreux avantages par rapport au garant. En effet, contrairement au garant qu’il faudra poursuivre en parallèle du locataire en cas d’impayé, cette assurance s’active de façon automatique. En outre, elle présente également davantage de sécurité que le garant, qui peut, tout comme le locataire, devenir insolvable.

A noter : avant de souscrire une assurance loyer impayé, vérifiez qu’elle ne soit pas déjà intégrée à votre contrat d’assurance multirisques habitation.

A propos de l'auteur

Anais Peresson

Anais Peresson

Je m’appelle Anaïs et suis titulaire d’une Maîtrise de Droit Economique et des Affaires. J’ai l’habitude de traiter de multiples sujets, des plus légers aux plus complexes, particulièrement dans les domaines du Droit et de la Finance.