Artisans du bâtiment : comment gérer la facturation ?

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La facture est un document juridique et commercial obligatoire à toute entreprise. Elle donne les détails concernant les conditions, la nature et la quantité de biens ou de prestations de services rendus. En plus du fait qu’avoir un bon système de facturation est une obligation légale, cela vous permet d’optimiser votre comptabilité. Si vous êtes un artisan du bâtiment, vous éviterez aussi certains litiges avec votre clientèle. Pour bien gérer votre facturation, il existe différents moyens, dont l’utilisation de logiciels dédiés aux factures.

Optez pour un logiciel dédié à la facturation

La réalisation de factures est une tâche qui peut s’avérer prenante. En plus du respect de certaines conventions dans leur création, vous devrez en assurer un bon suivi. Afin de vous simplifier le travail, nous vous recommandons de vous tourner vers des outils digitaux adaptés. Pensez alors à chercher ce qu’il faut savoir sur les logiciels de devis et factures gratuits pour faire le meilleur, afin de mieux gérer votre facturation.

Choisissez bien votre logiciel de facturation

Il existe plusieurs logiciels qui vous permettent d’automatiser votre gestion de la facturation. Tous ne sont cependant pas forcément faits pour vous. Vous devrez alors passer par un processus de sélection basé sur certaines conditions simples.

L’orientation métier

Considérez d’abord l’orientation métier du logiciel en question. Certains programmes sont en effet généralistes et offrent des fonctionnalités génériques qui peuvent servir à plusieurs professionnels. Même s’ils peuvent s’avérer très utiles, ils ne sont pas toujours les plus appropriés. Il peut arriver qu’avec ce type de logiciel votre usage soit limité.

C’est la raison pour laquelle nous vous conseillons les logiciels de gestion de facturation dédiés à votre domaine d’activité. Autrement dit, accordez la priorité aux logiciels faits pour les métiers du bâtiment. Ils disposent d’options spécifiques au domaine et sont faits en tenant compte de ses réalités.

Les fonctionnalités du logiciel de facturation

Les fonctionnalités sont bien évidemment parmi les critères les plus importants à considérer. Un logiciel de facturation efficace doit vous accorder plusieurs facilités liées à la gestion de la facturation. Dans ce sens, les logiciels qui vous offrent des fonctionnalités de gestion de devis sont idéaux. Les devis sont des documents qui précèdent les factures et qui sont tout aussi importants. En proposer à vos clients vous permet de faire preuve de professionnalisme et de sérieux.

En dehors de la possibilité de gérer vos devis, un bon logiciel doit vous octroyer certaines fonctionnalités clés. Vous devez avoir la possibilité de les générer automatiquement. Il est également utile que vous ayez un tableau de bord détaillé vous offrant une vision globale de la facturation. Quel que soit votre choix, faites en sorte qu’il vous donne accès à de nombreuses fonctionnalités facilitant votre activité au quotidien. Plus il y a de fonctionnalités, mieux c’est.

Lire aussi: Que faut-il savoir à propos des logiciels de gestion CSE sur le marché ?

logiciel de facture

L’accessibilité du logiciel

Un bon logiciel de gestion de devis et de factures doit également être accessible. Cela veut dire qu’il doit d’abord être simple d’utilisation. Dans le cas contraire, vous passerez plus de temps à vous l’approprier et à l’intégrer à vos processus. Il doit également être compatible et utilisable sur divers types de supports. Un logiciel fonctionnel à la fois sur Mac, PC, tablettes et téléphones portables vous garantira un usage des plus agréables et un accès perpétuel à vos données.

Quels sont les avantages d’un logiciel de gestion de facturation ?

Gérer votre facturation avec un logiciel conçu à cet effet est avantageux sur plusieurs points.

Rapidité dans le traitement de vos factures

Vous bénéficiez d’un gain de temps énorme avec des logiciels de ce type. Faire les factures manuellement peut vite devenir une mission chronophage et pénible. Avec un bon logiciel de facturation, vous aurez des factures en seulement cinq minutes. Ce temps gagné pourra être utilisé à d’autres fins, vous rendant globalement plus efficace et plus productif.

Élimination des erreurs

Lorsque vous faites vos factures manuellement, vous vous exposez au risque de commettre des erreurs, de frappe ou de saisie. Étant donné l’importance de la facture, il vaut mieux éviter que des erreurs y figurent. Avec un logiciel de gestion de facturation fait pour les métiers du bâtiment, ce risque est totalement éliminé. Vous aurez des factures conformes aux exigences et aux lois.

Sauvegarde des données

Il est recommandé de garder une facture au moins dix ans pour être prêt à toute éventualité. Un logiciel de gestion de facturation vous fournit une base de stockage fiable et durable. De cette manière, vous pouvez conserver toutes vos factures de façon sécurisée.

À cela s’ajoute un système de recherche simple qui facilite la navigation dans cette base de données. Même des factures assez anciennes seront aisées à retrouver. Vous n’expérimenterez plus de perte de factures. Le logiciel se chargera de centraliser, de sauvegarder et d’ordonner toutes les informations qui y ont rapport.

Cette partie du travail est importante dans la mesure où un de vos clients peut revenir à tout moment vous demander une autre copie de sa facture. Vous devez être en mesure de la lui fournir immédiatement.

Fournissez différents types de factures

Afin d’avoir une bonne gestion de la facturation, vous devez prévoir une facture pour chaque situation. Il existe en effet divers types de factures, chacun étant adapté dans des circonstances particulières.

Facture d’acompte

Dans l’exercice de vos activités, vous avez sûrement déjà demandé à certains clients de payer un acompte sur travaux avant de commencer votre prestation de services. Dans le secteur du BTP, cette pratique est monnaie courante. Certains projets ne peuvent démarrer sans l’achat de quelques équipements par exemple. Le montant qui vous est remis par le client à cette occasion représente une partie de la facture finale et doit être justifié. Il est alors obligatoire de délivrer à ce moment une facture d’acompte.

En plus des mentions obligatoires d’une facture, votre facture d’acompte doit indiquer la part du devis payée. La mention « facture d’acompte » doit également y figurer. Si vous avez eu à demander plusieurs acomptes, alors vous devrez émettre autant de factures d’acompte en veillant à les numéroter. Dans le domaine du bâtiment, l’acompte est utile dans le sens où il vous permet de couvrir certaines charges et de ne pas manquer de trésorerie pour une bonne prestation de services.

Facture de situation

La facture de situation est un document qui intervient si vous désirez échelonner le paiement des travaux ou de votre prestation de services. Dans ce cas, vous devez émettre différentes factures de situations qui correspondent à des niveaux d’avancement du chantier. Autrement dit, ce sont des factures intermédiaires qui sont réparties sur toute la durée de vos prestations de service.

Elles sont calculées en tenant compte du pourcentage d’évolution du chantier. Selon la demande du client, vous pouvez faire des factures de situation globale ou des factures de situation détaillée. Il ne s’agit pas d’un document obligatoire. Il reste toutefois très utile pour disposer de trésorerie tout au long de la réalisation des travaux.

La facture de situation doit forcément comporter :

  • la désignation du marché,
  • le degré d’avancement global,
  • le degré d’avancement lors de la dernière échéance,
  • la description des travaux.

À la fin de votre prestation de service, vous ne devez pas oublier de délivrer une facture de clôture. Son montant correspond à la somme des factures intermédiaires ôtée du montant précisé sur le devis signé.

devis et factures artisan

Facture d’avoir

La facture d’avoir est celle que vous fournissez à votre clientèle lorsque vous comptez modifier la facture déjà établie. Elle est obligatoire dans ce cas, étant donné que la modification ou l’annulation d’une facture déjà établie est interdite. C’est uniquement avec la facture d’avoir que vous pouvez procéder à une telle modification. Il peut s’agir d’une réduction du coût de votre prestation par exemple.

La facture d’avoir a une durée de validité de 5 ans et doit être conservée au moins 10 ans, comme toutes les autres factures. Concernant sa numérotation, vous pouvez l’intégrer à la série de vos factures classiques ou créer une série spécifique. L’essentiel est que vos factures d’avoir soient dûment numérotées et identifiables.

Facture d’autoliquidation

Dans le domaine du bâtiment, la facture d’autoliquidation est assimilable à une facture de sous-traitance. Elle est obligatoire en cas de sous-traitance et permet l’autoliquidation de la TVA. Il s’agit d’un dispositif mis en place à la base pour simplifier certaines démarches fiscales. Avec l’autoliquidation de la TVA, les travaux réalisés par un sous-traitant ne sont pas soumis à la TVA. Cela reste valable même si le donneur d’ordre est soumis à la TVA.

Tous les travaux ne sont toutefois pas concernés par l’autoliquidation de la TVA qui s’applique uniquement pour :

  • des travaux de démolition ou de construction,
  • la rénovation, la transformation ou la réfection de biens immobiliers,
  • l’installation d’équipements indispensables à la structure d’un bâtiment.

Quel que soit le type de factures que vous êtes amené à faire, certaines bonnes pratiques vont avec une bonne gestion de la facturation. Vous devez toujours conserver les factures le plus longtemps possible (10 ans) et veiller à leur bonne numérotation. Chaque facture doit avoir un numéro unique.

Soignez vos factures pour vous démarquer de la concurrence. C’est là un autre intérêt à faire faire usage d’un logiciel de facturation. Il vous permet de personnaliser rapidement vos factures pour un excellent rendu. Pensez également à toujours faire plusieurs exemplaires de vos factures.

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