Organisation d’un séminaire : le guide simplifié
Le séminaire est une excellente façon de présenter ses idées au plus grand nombre. Toutefois, pour en tirer le maximum, il est important qu’il soit organisé de la bonne façon. Dans cet article, nous vous proposons un guide simplifié pour vous aider dans ce projet qui peut, en apparence, sembler intimidant.
1) Définissez vos objectifs
Quel est l’objectif de votre séminaire ? Faire connaître votre entreprise et vos produits ? Développer un nouveau marché ? Lancer un service innovant sur le marché ? La réponse à la question « quel est l’objectif de votre séminaire ? » s’avère primordiale pour la suite des opérations. C’est à partir d’elle que vous pourrez déterminer le type de séminaire qui conviendra le mieux à votre cas et qu’elles seront les personnes qui devront y être invitées. Soit dit en passant, vous pourrez facilement trouver un lieu pour votre séminaire sur ce site.
2) Choisissez votre thème et votre format
Choisir un thème peut paraître anodin, mais c’est en fait l’une des étapes les plus compliquées dans l’organisation de votre séminaire. De ce choix découlera le format du séminaire, le lieu, les conférenciers et les participants. Votre thème doit être en adéquation avec vos objectifs tout en étant suffisamment large pour intéresser un maximum de personnes.
3) Définissez votre budget
L’organisation d’un séminaire peut représenter un budget conséquent. Il est donc essentiel de le définir au préalable afin d’éviter toutes mauvaises surprises. Bien qu’il soit parfois difficile de chiffrer précisément les différents postes de dépenses, avoir une idée approximative du coût total de votre séminaire vous fournira une vue à 360 degrés de cet investissement. En parallèle, cela vous permettra notamment de comparer les différentes offres des prestataires que vous solliciterez.
4) Sélectionnez avec soin vos conférenciers
Les conférenciers sont les personnes qui animeront votre séminaire et feront en sorte qu’il soit une réussite. Ils doivent donc être choisis avec soin en fonction de leur expertise dans le domaine concerné. Vous pouvez faire appel à des spécialistes reconnus dans votre secteur ou à des personnes moins connues, mais tout aussi compétentes.
5) Choisissez la bonne date
Le choix de la date du séminaire est également crucial ! Il doit en effet concorder avec le thème du séminaire, le lieu, les conférenciers ainsi que les participants. Cette date devra prendre en compte les disponibilités de chacun. De plus, elle considérera les événements concurrents qui pourraient attirer l’attention des personnes que vous souhaitez inviter. Veillez à ce qu’elle ne soit ni trop proche, ni trop éloignée afin que les participants aient le temps de s’organiser en conséquence.
6) Trouvez le lieu idéal
Le lieu du séminaire ne doit en aucun cas être négligé puisqu’il conditionne l’ambiance et l’atmosphère de celui-ci. Imaginez un séminaire qui se tiendrait dans une salle de réunion trop petite, avec des chaises inconfortables et un éclairage insuffisant. Difficile dans ces conditions de rester concentré sur les présentations, n’est-ce pas ? Ainsi, le lieu doit être spacieux, lumineux, climatisé et adapté au nombre de personnes que vous souhaitez y inviter. Il doit également se trouver à proximité des différents moyens de transport pour faciliter le déplacement des participants.
