Un logiciel de gestion de notes de frais permet d’enregistrer les frais de chaque collaborateur à partir des factures fournies, au fur et à mesure des dépenses. Sans cet outil, le remboursement des frais peut se transformer en un véritable casse-tête.
Nous vous expliquons ici ses avantages ainsi que les critères à prendre en compte pour faire le bon choix.
Quels sont les avantages d’un logiciel de gestion de notes de frais ?
La gestion manuelle des notes de frais est une tâche fastidieuse sans réelle valeur ajoutée pour l’entreprise. Si vous hésitez encore à adopter un logiciel de gestion, voici des informations complémentaires sur ses avantages pour vous aider à prendre une décision :
Logiciel de gestion de notes de frais : un gain de temps pour les salariés
En adoptant un logiciel de gestion de notes de frais, vous pouvez réduire significativement le nombre d’heures que passent vos collaborateurs à saisir, valider et faire rembourser leurs notes de frais.
Grâce à cet outil, vos collaborateurs n’ont plus besoin de revenir au bureau pour faire le point de leurs justificatifs. Depuis leur smartphone, ils peuvent les numériser au fur et à mesure en quelques clics. Les informations sont ensuite extraites des images et directement intégrées aux données.
Une gestion simplifiée pour les comptables
De leur côté, les comptables sont débarrassés de la transmission physique des documents. Ils n’ont plus besoin de fournir des efforts de calcul pour faire le point des notes de frais et ordonner les remboursements. Cela évite les fins du mois chaotiques sous une pile de justificatifs à traiter.
La productivité de vos équipes peut ainsi être nettement améliorée avec l’utilisation d’un outil de gestion de notes de frais.
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Un outil de contrôle des dépenses pour les managers
Pour les managers, cet outil permet également de se simplifier la vie. Depuis un tableau de bord, vous pouvez en effet avoir une vue en temps réel sur l’évolution des dépenses de chaque collaborateur. Vous pouvez alors définir facilement des plafonds pour chaque salarié en fonction des besoins et des projets.
Moins de risques d’erreur et d’abus
Grâce à l’automatisation des notes de frais, il y a moins de risques de fautes de saisie, d’oubli ou encore de doublons. Les algorithmes identifient automatiquement les incohérences et informent les différents acteurs. De plus, un système de contrôle assure que les données soient au moins validées par une personne. Ce qui réduit les risques de fraudes.
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Un atout en cas de contrôle
La dématérialisation des notes de frais permet à l’entreprise de centraliser ses données sur un Cloud auquel on peut accéder à tout moment. Mieux encore, il est possible de les exporter dans n’importe quel format.
Cela vous fait surtout gagner du temps en cas de contrôle de l’URSSAF. Plus besoin de fouiller une pile d’archives avant de retrouver un document. Tout est automatisé.
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Comment choisir son logiciel de gestion de notes de frais ?
Trois principaux paramètres doivent guider le choix de votre logiciel de gestion de notes de frais :
Les fonctionnalités
Pour que le logiciel soit réellement utile, il faut que ses fonctionnalités correspondent aux besoins de votre entreprise. Mais de manière générale, voici les fonctions les plus courantes :
- La possibilité de photographier une facture pour simplifier la saisie ;
- Le classement des dépenses par semaine, par mois, par client ou encore par projet ;
- Le plafonnement automatique et la personnalisation ;
- Le transfert automatique des données vers les autres services ;
- La validation des notes de frais par les managers ;
- La détection des doublons et des fraudes ;
- Une application mobile pour les utilisateurs.
Par ailleurs, assurez-vous également que le logiciel est conforme à la législation en vigueur. Ne prenez surtout pas le risque de vous exposer à un redressement fiscal.
L’intégration dans l’écosystème de l’entreprise
Le logiciel de gestion de notes de frais doit pouvoir s’intégrer facilement dans l’écosystème de l’entreprise sans ralentir sa gestion. Assurez-vous donc qu’il existe des connecteurs natifs pour établir une liaison avec les logiciels de comptabilité, de relation client, de productivité et autres.
De plus, vérifiez s’il existe un service client réactif qui peut vous conseiller et prendre rapidement en charge vos demandes en cas de besoin.
Le niveau de personnalisation
Un bon logiciel de gestion de notes de frais doit s’adapter à vous. L’estimation de la TVA, les cotisations et les solutions de paiement doivent être personnalisables. Cela permettra à vos collaborateurs de gagner réellement du temps.
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