Pourquoi et comment choisir un logiciel de gestion de notes de frais ?
Quels sont les avantages d’un logiciel de gestion de notes de frais ?
La gestion manuelle des notes de frais peut être fastidieuse. Découvrez les avantages d’un logiciel de gestion :
Gain de temps pour les salariés
En adoptant un logiciel de gestion, vous réduisez significativement le temps passé par les collaborateurs pour saisir et faire rembourser leurs frais. Les justificatifs peuvent être numérisés depuis leur smartphone, simplifiant le processus.
Gestion simplifiée pour les comptables
Les comptables sont déchargés de la transmission physique des documents, améliorant la productivité. Les calculs et remboursements deviennent plus fluides, évitant les fins de mois chaotiques.
Contrôle des dépenses pour les managers
Les managers bénéficient d’une vue en temps réel sur les dépenses de chaque collaborateur. Ils peuvent définir des plafonds en fonction des besoins et des projets.
Moins de risques d’erreur et d’abus
L’automatisation réduit les risques de fautes de saisie, d’oubli ou de doublons. Les algorithmes identifient les incohérences, minimisant les risques de fraudes.
Atout en cas de contrôle
La dématérialisation des notes de frais centralise les données sur un Cloud, facilitant l’accès et l’exportation. En cas de contrôle, cela économise du temps et évite de fouiller des archives physiques.
Comment choisir son logiciel de gestion de notes de frais ?
Trois paramètres guident le choix :
Fonctionnalités
Le logiciel doit offrir des fonctionnalités correspondant aux besoins de l’entreprise. Les options courantes incluent la photographie des factures, le classement des dépenses, le plafonnement automatique, le transfert automatique des données, la validation par les managers, et la détection des fraudes.
Intégration dans l’écosystème
Assurez-vous que le logiciel s’intègre facilement dans l’écosystème de l’entreprise avec des connecteurs natifs. La réactivité du service client est également cruciale.
Niveau de personnalisation
Le logiciel doit être adaptable. La personnalisation des estimations de TVA, des cotisations et des solutions de paiement est essentielle pour optimiser le temps des collaborateurs.
