Comment automatiser la gestion des dépenses de son entreprise ?
La méthode de gestion traditionnelle des dépenses en entreprise montré ses limites. Afin de rester compétitives sur un marché de plus en plus concurrentiel, les entités modernes sont alors contraintes de revoir leur fonctionnement structurel et de l’optimiser. Cela passe notamment par la mise en place de solutions permettant d’automatiser la gestion des dépenses liées à leur activité.
Nos experts partagent avec vous ici, quelques pistes intéressantes pour y parvenir.
Les logiciels de gestion : la solution d’automatisation clé en main
Pour une entreprise, l’automatisation de la gestion des dépenses permet de gagner en efficacité, en précision et en flexibilité. Afin de bénéficier de ces avantages, l’une des solutions les plus efficaces est l’utilisation des logiciels de gestion.
Il s’agit de programmes qui centralisent toutes les dépenses effectuées par les employés de l’entreprise et qui proposent un compte rendu détaillé aux dirigeants.
Les avantages d’un logiciel de gestion
Ce type de logiciel présente plusieurs avantages, dont les plus évidents sont :
Un gain de temps considérable
Un bon logiciel de gestion vous offre la possibilité de gagner du temps dans la gestion des dépenses de l’entreprise. Finie la saisie manuelle des factures ou des notes de frais. Les logiciels proposent généralement des raccourcis qui permettent de centraliser directement les dépenses réalisées.
Une gestion plus fluide et dynamique des finances
Les logiciels de gestion permettent aussi de mieux gérer les finances. L’enregistrement automatique des dépenses permet aux dirigeants de suivre en temps réel les activités des employés. Il est alors possible de déterminer les dépenses prioritaires et celles qui ne nécessitent pas d’investissement propre.
L’accélération du processus de remboursement
L’utilisation d’un logiciel de gestion permet également d’accélérer les processus de remboursement des frais engagés. Grâce à cet outil, les services comptables connaissent en effet en temps réel les dépenses effectuées par les employés. Il n’est donc plus impératif pour ces derniers de remonter les factures avant de bénéficier d’un remboursement.
Pour quel logiciel de gestion opter ?
Dans l’absolu, vous avez la possibilité de procéder vous-même à la création d’un logiciel de gestion. Pour cela, il suffit de faire appel à un comptable spécialisé.
Cependant, il est beaucoup plus simple et efficace de faire appel à des spécialistes des logiciels de gestion comme Expensya qui créent des programmes adaptés à chaque type d’entreprise. Qu’il s’agisse d’une petite entreprise, d’une PME, d’une start-up ou d’une multinationale, ces professionnels proposent des solutions de gestion des dépenses structurelles majeures telles que :
- Les notes de frais ;
- Les frais généraux ;
- Les frais kilométriques ;
- Les ordres de mission.
Parmi les solutions proposées, figurent des outils d’approbation des dépenses, des tableaux de bord interactifs ou encore des options d’intégration aux outils de comptabilité traditionnelle.
Cela dit, les entreprises qui ne désirent pas bénéficier d’un accompagnement pour toutes ces dépenses peuvent choisir des logiciels spécialisés. Vous pouvez par exemple opter pour un logiciel spécialisé dans la gestion des notes de frais ou un autre spécialisé dans le paiement professionnel.
Adopter des cartes de paiement
En entreprise, il n’est pas toujours possible de prévoir les besoins. Afin d’automatiser la gestion des dépenses, la création d’une carte de paiement professionnelle peut alors s’avérer très utile. Il s’agit d’une carte de crédit physique ou virtuelle qui permet aux employés de réaliser toutes les dépenses inhérentes à l’exercice de leurs fonctions. Elle présente plusieurs avantages.
D’une part, cette carte permet de fixer des plafonds de dépenses ; ce qui est très utile pour réduire les dépenses sur une longue période. D’autre part, cet instrument de paiement permet aussi à l’employeur d’avoir une traçabilité claire des dépenses effectuées. Les cartes étant nominatives, il est possible de connaître précisément les dépenses effectuées, les heures et les motifs.
De plus, ces cartes produisent des factures électroniques pour la base de données. Il n’est donc plus nécessaire de recueillir et de saisir des factures physiques.
Installer un système de scannage
En dépit des efforts technologiques, il est parfois impossible de se passer des factures physiques. Pour insérer ses factures dans le système et automatiser leur gestion, une solution intéressante consiste à installer scanner et un système de stockage. Cela permet ainsi de conserver toutes les preuves de dépense et d’éviter les erreurs liées aux saisies manuelles.
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