Quatre choses à savoir sur les notes de frais

En milieu professionnel, il survient souvent que des employés soient envoyés en mission hors de leur lieu de travail. Cela engendre l’élaboration de documents justificatifs comme la note de frais. Servant de preuve pour toutes les dépenses effectuées durant sa fonction, le travailleur doit réaliser une note de frais afin de se faire rembourser par son employeur. À l’intérieur du document, doivent figurer certaines informations obligatoires. De même, il doit être accompagné de toutes les preuves qui légitiment les frais engagés. Voici 4 choses que vous devez savoir sur la note de frais.

Les données à retrouver dans une note de frais

Afin de vous faire rembourser par la comptabilité de votre entreprise, ce document doit contenir certains renseignements généraux. Ces données faciliteront la tâche à la personne qui tient les comptes et vous permettra de vite recevoir votre argent. Par conséquent, voici les éléments qui doivent toujours figurer dans une note de frais.

Le nom et prénom du collaborateur ;
La date à laquelle les dépenses ont été effectuées ;
Le coût total des dépenses ;
Le type de frais : vous devez indiquer s’il est lié au repas, au déplacement ou à l’hébergement.

Chacune de vos dépenses doit être détaillée minutieusement. À l’intérieur de la note, vous devez mentionner entre autres votre poste en tant que salarié et la raison sociale de l’établissement qui vous a hébergé ou nourrit. Il arrive aussi que vous ayez à préciser le code client ou projet se rapportant aux dépenses engagées.

Les frais de mission qui se rapportent à une note de frais

En général, il existe trois types de frais de mission pour lesquels vous pouvez vous faire indemniser dès votre retour de votre activité professionnelle. Il s’agit :

des frais de repas ;
des frais de logement ;
des frais de transport.

Cependant, d’autres dépenses comme l’acquisition d’un matériel de travail ou l’abonnement à internet peuvent s’ajouter.

Les frais de repas

Dans l’intention que votre employeur vous rembourse les frais de repas, vous devez lui présenter un ticket de caisse ou une facture en complément de la note de frais. De même, vous devez vous rendre dans des lieux spécifiques afin que les frais soient pris en compte. Au cas où la nourriture a été prise en compagnie de fournisseurs ou de clients, vous devez en faire mention dans votre document.

Les frais de logement

Ces dépenses comptent lorsque le travailleur doit passer un séjour dans un lieu d’hébergement pour une certaine durée. Le montant pris en charge varie suivant la ville de la mission.

Les frais de transport

Concernant les frais de déplacement, ils s’appliquent sur n’importe quel moyen de transport. Dans ce cas, les dépenses comprennent les paiements de carburant ainsi que le prix de parking. En vue de recevoir une indemnisation sur vos frais de transport, vous devez respecter certaines conditions régies par chaque entreprise. Dans l’éventualité où vous utilisez votre propre moyen de transport, cela compte comme des indemnités kilométriques.

Comment sont remboursées les notes de frais ?

L’acquittement des notes de frais peut se faire de diverses manières. D’une part, l’employeur peut payer la somme qui a été réellement dépensée par son collaborateur au cours de sa mission. Dans cette circonstance, des preuves péremptoires doivent être apportées par le salarié. Dans le cas contraire, des solutions alternatives existent.

D’autre part, vous pouvez vous faire dédommager par le remboursement forfaitaire. Dans ce cas, l’URSSAF fixe un barème que les entreprises doivent suivre afin de payer les frais de mission de leurs employés. Afin de limiter les possibles fraudes, cette organisation suggère aux sociétés de prendre certaines mesures préventives.

Quels délais pour rembourser une note de frais ?

Aucun délai de paiement n’est rigoureusement inscrit dans les lois de l’URSSAF. Cependant, lorsque vous êtes un employé, vous devez dès votre retour de mission fournir votre note ainsi que tous les justificatifs au comptable de votre société. Par ailleurs, l’établissement se réserve le droit de fixer une date limite pour le dépôt des notes de frais. De ce fait, il pourra refuser par la suite de payer toute personne n’ayant pas déposé son document à temps.

Afin que cela se fasse dans les normes, tout le personnel doit être informé de la date et celle-ci doit figurer dans la politique de dépense de la société. En outre, les frais liés à la note doivent être réglés dans un délai inférieur à 5 ans. Cette durée peut être réduite dans le but d’indemniser le plus rapidement possible les salariés qui ont recours à leur budget personnel.