Comment gérer la paie de votre entreprise grâce au SIRH ?
La gestion de paie est l’une des tâches les plus importantes du département des ressources humaines en entreprise. Elle est complexe, fastidieuse et nécessite la mobilisation de nombreux moyens.
Les progrès technologiques ont heureusement permis de trouver des solutions afin de faciliter la gestion de paie. Le système d’information de gestion des ressources humaines (SIRH) est notamment un outil de plus en plus adopté en entreprise.
Découvrez ce que c’est et comment gérer sa paie avec cette solution !
Le SIRH pour la paie : qu’est-ce que c’est ?
Le système d’information de gestion des ressources humaines ou SIRH pour la paie est un outil informatique développé à l’endroit des entreprises pour leur faciliter la gestion de paie. Pour mieux cerner son utilité, il est important de développer la notion de gestion de paie.
Il s’agit d’une tâche qui se trouve au cœur du management administratif du personnel. La gestion de paie vise à optimiser les performances de l’entreprise en motivant les employés avec les augmentations et les primes.
Elle vise également à créer un avantage concurrentiel pour l’entreprise. La complexité de cette tâche réside particulièrement en la capacité du gestionnaire à fournir des paies conformes aux évolutions de la réglementation.
Tout l’intérêt d’un système d’information de gestion des ressources humaines réside en ces points. Le SIRH pour la paie est une solution centralisée qui regroupe toutes les fonctions des ressources humaines. Son utilisation facilite donc la gestion du processus de paie.
En quoi aide-t-il à gérer la paie en entreprise ?
Le SIRH est une solution aux multiples avantages. Découvrez-les !
Optimisation du processus de paie
L’optimisation du processus est l’un des plus gros avantages de l’utilisation du SIRH. Cet outil permet d’automatiser toutes les tâches répétitives afin de gagner en temps et en énergie.
Le calcul des salaires et les retenues à la source sont notamment des activités dont la réalisation est optimisée. Le SIRH permet ainsi de réduire les marges d’erreur et de satisfaire plus rapidement les employés.
Transparence des fiches de paie
Le SIRH assure une totale transparence au niveau de l’établissement des fiches de paie. Les employés peuvent avoir accès en ligne à leur bulletin pour vérifier leurs salaires, leurs avantages sociaux, leurs retenues, etc.
Ils suivent ainsi leur fiche de paie et peuvent poser des questions au besoin. Cet avantage du SIRH contribue à fluidifier la communication. Il est aussi bénéfique pour le service des ressources humaines dont la charge de travail se réduit.
Conformité aux lois fiscales et du travail
Les systèmes d’information des ressources humaines sont également développés pour assurer la conformité de la gestion de paie vis-à-vis des lois fiscales et du travail. Les risques d’erreurs sont alors moindres.
Les risques de sanctions juridiques pour l’entreprise le sont aussi. Le SIRH étant aussi un logiciel évolutif, il peut régulièrement être mis à jour pour s’adapter aux changements de lois.
Les autres avantages du SIRH pour la paie
Le SIRH présente aussi l’avantage de faire réaliser des économies à l’entreprise. Toutes les données étant digitalisées, la société économise sur les coûts d’achat de matériels, d’impression, de stockage, etc.
La solution est aussi utile pour présenter des rapports personnalisés sur la gestion des paies en fonction des besoins de l’entreprise.
Comment gérer un SIRH pour la paie en entreprise ?
La gestion de la paie en entreprise avec un SIRH se fait en quatre étapes. Focus !
Collecte des éléments variables de paie
Le SIRH est composé de différentes fonctions qui assurent la collecte des éléments variables de paie des employés. Les salariés ont juste à saisir les congés ou autres absences, les temps de travail ou les notes de frais depuis leur interface.
Les données saisies sont validées par le manager ou le service des RH suivant des règles. Ces derniers peuvent ajouter d’autres informations variables comme les primes exceptionnelles.
Génération des éléments de paie
Une fois les données variables collectées, la génération des éléments de paie se fait assez rapidement. Le gestionnaire récupère juste les données à la fin du mois par fiche navette, API ou depuis le logiciel.
La fiche est toutefois directement générée si l’entreprise opte pour un SIRH Paie tout-en-un. Le prestataire s’occupe également du calcul de la paie et des déclaratifs sociaux.
Génération et distribution des bulletins de salaire
Avec le SIRH, plus besoin de faire recours aux anciens moyens de distribution des bulletins de salaire. Le logiciel s’occupe de le faire grâce à l’extraction automatique du nom, prénom et numéro de sécurité sociale de chaque employé. Le processus est précis et les bulletins sont sécurisés dans un coffre-fort numérique.
